dinsdag 4 april 2017

Contractmanagement in vervoering


Bij de Belastingdienst zijn veel auto’s in beheer. Niet alleen voor Belastingen, maar ook voor de FIOD en de Douane. Als één van de vier rijks concerndienstverleners beheert de Belastingdienst  bovendien de wagens voor het Rijksvastgoedbedrijf. Dat is al een hele klus. Tel daarbij op de poolfietsen, de externe parkeerplaatsen de deelauto’s en het rittenregistratiesysteem wat compleet vernieuwd gaat worden dit jaar voor ruim 1400 auto’s, dan weet je dat onze contractmanager Patrick Thijsen een hele volle werkweek heeft!
Hij doet dat overigens allemaal niet alleen maar o.a. samen met de productmanager en team Vervoer in Breda. De inkoop van dienstauto’s en het leasen van de auto’s zijn voor het Rijk belegd bij het categoriemanagement. In dit geval bij Defensie. Er is voor gekozen om in diverse percelen de top 5 van automodellen (prijs/ CO2) in het betreffende segment te contracteren.

Samenwerken
Een mooi voorbeeld van de goede samenwerking met een  leverancier is dat Patrick, samen met de leasemaatschappij,  alle lopende contracten heeft doorgelopen. Dat leidde tot een zeer forse besparing van enkele tonnen. Veel auto’s hebben een korte looptijd, maar auto’s met veel in-en opbouw gaan juist veel langer mee.
Total Cost of Ownership
Na aanschaf  wordt het wagenpark ondergebracht bij een leasemaatschappij. Hierbij is gekozen voor een langer lopend contract. Dat geeft rust en biedt ook andere voordelen, zoals het omgaan met Total Cost of Ownership (TCO). Bij de vervanging van auto’s speelt de leasemaatschappij een belangrijke rol. Elke 4 maanden wordt de TCO van de auto’s berekend. De auto met de beste TCO in het perceel wordt bij vervanging aangeschaft. Om de emotie van gebruikers te beperken en daarmee de aanschaf te vergemakkelijken is er voor gekozen om alleen te leveren in de kleuren zwart, grijs en wit.
Green Deal
Het Rijk heeft een Green Deal afgesloten waarin is vastgelegd dat in 2020 20% van het wagenpark van de overheid elektrisch is. De Belastingdienst wil daarbij het goede voorbeeld geven en begint al dit jaar met de vervanging van het wagenpark. Dat betekent tegelijk dat ook elk van de panden van de Belastingdienst een elektrische laadpaal moet hebben. Bijna alle panden van de Belastingdienst hebben al elektrische laadpalen. Dat is voor de huidige situatie voldoende, maar gebaseerd op de 20% norm zal dat betekenen dat er, behalve extra parkeerplaatsen bij de Belastingdienst, op veel meer parkeerplaatsen in alle rijkspanden, laadpalen moeten komen.
Een mooi voorbeeld hoe goed contractmanagement kan bijdragen aan kostenreductie èn aan het realiseren van beleidsdoelstellingen!

vrijdag 31 maart 2017

Verrassende verbindingen en where to find them

Op 30 maart vond voor de derde Dag van de Rijksinkoop plaats. Na Rijkswaterstaat en de Belastingdienst was dit keer de Haagse InkoopSamenwerking (HIS) de organisator. Ongeveer 200 collega’s waren uit het hele land naar de Resident gekomen om dit event bij te wonen. Uit het hele land? Ja, ook vanuit de Cariben waren er mensen op dit event afgekomen. Zij volgen een Inkoopopleiding bij de HIS. Mooi initiatief trouwens!
  

 


De aftrap werd gegeven door Gerda Quak (directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel bij het ministerie van VWS), Richard Lennartz (directeur HIS) en André Weimar (CPO Rijk). Zij benadrukten het belang van verbinding, niet alleen tussen de IUC’s, maar ook met onze klanten en leverancier. Verbinden betekent ook leren van elkaar. Zij waren ook van mening dat inkoop in de kramp is geschoten met een steeds meer toenemende focus op rechtmatigheid. Het pleidooi was om meer de grenzen op te zoeken. Dat vraagt om creativiteit, maar ook om lef.

De evaluatie van het inkoopstelsel kwam natuurlijk ook aan bod. Volgens André zijn de belangrijkste vier pijlers voor het vervolg : publiek opdrachtnemerschap, meer sturing op het stelsel, verdere professionalisering en meer aandacht voor HRM. Tot slot beschreef Gerda har inkoopparadijs: goede en tijdige samenwerking tussen kant en inkoop, waarbij niet verscholen wordt achter regeltjes, maar waarbij we het leuker maken om samen te werken en tegelijkertijd de komende kabinetsdoelstellingen helpen verwezenlijken.
Daarna was het tijd voor twee rondes, vol met interessante workshops gegeven door onze eigen rijkscollega’s. Op zo’n dag blijkt maar eens te meer hoeveel kennis wij in huis hebben en hoeveel we van elkaar kunnen leren. Een van de spreeksters was bijvoorbeeld Else Hoeksema. Haar verhaal over leveranciersmanagement was recentelijk ook te lezen in het vakblad DEAL!


Zelf had ik gekozen voor twee sessies over ICT, omdat ik daar normaal gesproken niet zoveel mee te maken heb. De categoriemanager datacenters gaf de eerste workshop. Hij vroeg zich af hoe we het MKB meer kans konden geven in onze aanbestedingen. Een mogelijkheid die hij besprak was het gebruik van micropercelen. Dat leidde tot een interessante discussie over de bredere toepassingsmogelijkheden van deze methodiek. De afsluiter van René vond ik wel mooi:
Het maakt niet zoveel uit wat je kiest, maar als je dan iets doet, doe het dan supergoed!

De tweede sessie ging over de aanbesteding ICT werkomgeving Rijk  De workshopleiders namen ons mee in de complexiteit van een hele grote ICT aanbesteding onder de titel: dat is pas andere koek. Die titel werd passend ondersteund. En inderdaad: er komt heel wat bij kijken! Leuke quote:

een ICT aanbesteding is net een bloemkool, er komen steeds meer stukjes bij, want iedereen wil er wat over te zeggen hebben.

Als uitsmijter stond er een heuse pubquiz op het programma. Deze werd gegeven door onze zonnige collega’s. Leuke afsluiting van een leuk evenement!


 


vrijdag 17 maart 2017

Relaties die werken


“Relaties die werken”, dat was de titel van de vijfde NEVI Contractmanagementdag. De dagvoorzitter was professor Arjan van Weele (TU Eindhoven). Zijn passie met het vak contractmanagement sloeg duidelijk over op de zaal!
De dag begon met een stuk theorie. Professor Frank Verbeeten (Universiteit Utrecht) sprak over  de impact van strategie op prestatiemanagement en innovatievermogen. Althans, dat was de titel. Het grootste deel van de tijd ging het echter over beloningssystemen, ook ten behoeve van het bevorderen van innovaties. Helaas kunnen wij bij de overheid  niet zoveel mee met beloningssystemen.
Peter Geelen (iPM Partners) had het vervolgens over samenwerking in de keten  en was ervan overtuigd dat er  KPI’s bestaan die wel werken. Wat volgens hem in ieder niet werkt staat op onderstaande (heel herkenbare) sheet. In zijn beeld leidt sturen op klantketens tot meer samenwerking en beter resultaten. Goede KPI’s komen dan ook voort uit klantwaarden en interne waarden. KPI’s op proces en resultaatniveau zijn hier rechtstreeks aan verbonden. Stof tot nadenken!


De eerste praktijksessies waren plenair. Bart Vosmer vertelde over de ontwikkeling van contractmanagement binnen KPN. Interessant om te horen dat het bedrijfsleven worstelt met dezelfde problemen als de overheid. We worstelen dan ieder geval met de juiste problemen, dacht ik toen.

Wiebe Witteveen, één van de grondleggers van Best Value in Nederland was de volgende spreker. Wiebe is er voorstander van om meer boerenverstand in de inkoopwereld in te brengen. Met mijn vooropleidingen ben ik daar een warm voorstander van! Wel jammer dat zijn verhaal beperkt bleef tot een algemene inleiding Best Value. Ik had gehoopt dat er ondertussen toch wel wat praktijkkennis zou zijn mbt het managen van een contract dat is opgesteld onder Best Value.
Als laatste bewees Jeroen Kurvers (Compass Group) dat  waardecreatie tussen opdrachtgever en leverancier echt kan. De CompassGroup is in Nederland beter bekend als cateraar Eurest. Hij had de methodiek van Vested toegepast en dat leverde een zeer tevreden klant op.

Daarna was het moeilijk om te kiezen tussen een groot aantal deelsessies. Ik koos als eerste voor “Samenwerken aan meerwaarde uit de relatie”. Deze presentatie werd gegeven door Peter Engel van Rijkswaterstaat. RWS heeft verleden jaar de Marktvisie gepresenteerd. In de woorden van minister Schultz van Haegen: ‘We worden er allemaal beter van, want goede samenwerking leidt tot beter resultaat.’ En ook wij vinden dat er veel te winnen valt voor deze sector, als we oog hebben voor elkaars kwaliteiten, professionaliteit en vakmanschap. Kijk, daar valt niets op af te dingen. Een voorbeeld voor andere sectoren!
Mijn tweede sessie ging over “Waarde creëren met het juiste business sourcing model” en was eigenlijk een uitdieping van de plenaire sessie van Jeroen. Uitgebreide formulieren om te komen tot een keuze. Bij deze sessie moest ik toch even terugdenken aan de oproep van Wiebe tot boerenverstand.

De afsluiter was, zoals gebruikelijk bij de NEVI, een sportieve. Henk Groener, ex-bondscoach bij het Nederlandse dames handbalteam had een boeiend verhaal over teamdynamica, groepsrollen en het samenstellen van een succesvol team dat goed aansloot bij het thema van deze dag. Mooie afsluiting, die net als verleden jaar, weer zorgde voor kippenvel bij het vertonen van het “road to sucess” filmpje.

Uit alle sessies bleek toch wel dat we als contractmanagers een volgende fase van volwassenheid ingaan waarin relatiemanagement een belangrijk onderdeel van het werkpakket wordt. Vertrouwen, samenwerken, loslaten en durven zijn daarbij kernbegrippen.