vrijdag 16 december 2016

Samen maken we het nog leuker!


Het einde van het jaar nadert weer. Traditiegetrouw een tijd om terug te kijken, maar ook om vooruit te kijken. Als we als Belastingdienst terugkijken, dan was 2016 een heftig jaar. De vertrekregeling, Wet DBA, onder curatele, telefonische afhandeling bezwaren; het waren niet altijd de leukste berichten. Terwijl ik dit opschrijf lees ik op Teletekst ook nog eens dat dat men bang is dat de Belastingdienst over een aantal jaren zijn werk niet meer goed kan doen omdat er dan te weinig mensen in dienst zijn. Ook de werkdruk speelde een rol. Die was hoog en gaf weinig ruimte voor nieuwe activiteiten. In principe zijn dat redenen genoeg om dit jaar snel te vergeten en nog sneller over te gaan naar het nieuwe jaar.
In principe, want dan doe je de bijna 30.000 medewerkers van de Belastingdienst te kort. Zwaar te kort en dat geldt in mijn ogen zeker voor de mensen van het IUC. Die hebben hard gewerkt en ongetwijfeld mooie dingen bereikt. Om dat te polsen ben ik bij een aantal van mijn collega’s uit het team Inkoopondersteuning langs gegaan en heb ze gevraagd waar zij trots op waren als ze terugkijken op 2016 en wat ze willen bereiken in 2017. Dat leverde de volgende mooie uitspraken op.


Wij zijn  een echt team: we kunnen op elkaar terugvallen en wij nemen elkaars werk zonder gemor over. Dat werkt heel fijn. Mijn leidinggevende heeft  mij dit jaar uit mijn comfortzone gehaald door mij  onze Keek op de Week te laten voorzitten. In het begin vond ik dat heel eng, maar ik heb het wel gedaan en ben er trots op dat ik dat nog steeds doe. Het gaat mij ook steeds beter af!
Volgend jaar wil ik meer verdieping in mijn eigen werk aanbrengen. Ik wil over de grenzen van mij eigen team heen kijken en leren van anderen, zodat wij een nog beter team gaan vormen! 

Ik merk dit jaar pas goed dat onze meerwaarde erkend wordt. De inkopers weten de weg naar ons te vinden omdat wij ze steeds beter van dienst kunnen zijn. We worden nu ook bij de visievorming betrokken, al heel vroeg in het inkoopproces dus. We hebben dan ook onze handen vol.
Onze uitdaging is om pro-actiever te worden. Dat kan bijvoorbeeld door met onze klanten te gaan praten, buiten het eigen IUC. Die klanten zoeken on nu al incidenteel op, maar dat zou we nog veel verder willen uitbouwen, uiteraard in goede afstemming met onze inkopers. De grote ambitie is om dit rijksbreed te gaan doen. We zijn dit jaar al een keer door een ander IUC gevraagd om marktonderzoek te doen en wij willen heel graag helpen.

Dit jaar kreeg ik toegang tot het business warehouse van onze SAP omgeving. Een factuur wordt nu automatisch aan een bestelling gekoppeld en aan een contractnummer. Hiermee kan ik nu de uitputting van een contract volgen en heb ik daarmee ook inzicht in de totale spend. Ik kan dus nu ook allerlei overzichten voor mijn collega’s maken. Dit moest voorheen allemaal handmatig, wat een hoop tijd kostte en ook veel minder nauwkeurig was. Het komende jaar zou ik dit op een Rijks breed niveau willen doen. Hiermee wil ik de categoriemanagers ondersteunen in hun werkzaamheden.


Dit jaar is de interne controle sterk verbeterd. Het bewustzijn onder medewerkers en MT leden is gestegen. Dat komt mede doordat wij nu ook tussentijds controles uitvoeren en men de gelegenheid heeft zich gedurende het jaar te verbeteren  ipv achteraf beoordeeld te worden. Daarmee lossen problemen zich dus ook veel sneller op.  Dat levert een stijgende lijn in de prestaties en een enthousiaster management dat nu kan kijken naar wat wel goed gaat.
Dat zou ik volgend jaar nog veel meer willen doen: mensen verder helpen. Mijn beloning?   Collega’s die plezier hebben in hun werk!

Als je focust en iets aandacht geeft gaat het lukken: de bevlogenheid van het groepje waar ik mee werk maakt dat het slaagt. Met elkaar, met het zelfde beeld voor ogen. In drie maanden tijd kleine stappen gezet, behoeften uit de unit gehoord en opgepakt. Mooie voorbeelden zijn stroomschema en loopbaanpaden, maar ook ons managementteam dat met elkaar een cursus resultaatsturing volgt.
Ik ben trots op mijn eigen team: altijd zorgzaam voor elkaar, hoge werkspirit, betrokkenheid, gezelligheid, nooit te beroerd om wat extra te werken.

Is dat nou niet mooi? Collega's die op allerlei manieren bij inkoop betrokken zijn, die trots zijn op en plezier hebben in hun werk, die samenwerken, anderen willen helpen en die enthousiast weer nieuwe uitdagingen aan gaan?
In mijn eerste blog over de Belastingdienst zei ik: makkelijker kunnen we inkoop zeker maken, leuker ook! Met zulke collega’s is het eerste deel een realistisch doel en het tweede deel hebben we al bereikt! Ik kijk dus met heel veel plezier terug op het afgelopen jaar, ben er trots om deel van dit team te zijn  en heb nu al zin in het komende jaar!
Fijne kerstdagen en een heel gelukkig 2017!


zaterdag 3 december 2016

Professionalisering van contractmanagement

Op vrijdag 2 december vond er een speciale bijeenkomst van het leernetwerk contractmanagement plaats. De contractmanagers van de 34 inkoop categorieën waren bij de rijksacademie om met CPO André Weimar in gesprek te gaan over de verdere professionalisering van het contractmanagement binnen de rijksoverheid.


De opkomst was bijzonder hoog, mede door de aanwezigheid van een aantal categoriemanagers, de portfoliomanagers voor ICT, Organisatie & Personeel en Facilitair, de Coördinerende Directeuren Inkoop (CDI’s) van de  ministeries van Infrastructuur & Milieu en van Veiligheid & Justitie en beleidsmedewerkers van het ministerie van Binnenlandse Zaken, het ministerie dat verantwoordelijk is voor het rijks inkoopbeleid. Deze hoge opkomst gaf duidelijk aan hoe sterk het onderwerp Contractmanagement in de aandacht staat.
Na een korte introductie van dagvoorzitster Agnès Kusters van Visiescope ging de groep snel uiteen om zich te buigen over vier onderwerpen:  Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden; Kwaliteit & Kwantiteit; Tegenstrijdige belangen en Informatiesystemen.
Geconstateerd werd dat de sturing nog niet volledig is uitgewerkt. Vooral in de afstemming tussen het decentrale en centrale contractmanagement kan nog wel een slag gemaakt worden. Dat geldt ook voor de rijksbrede informatievoorziening. Gelukkig loopt daar al een rijksbreed programma voor. Daarnaast lopen de belangen van de interne klant niet altijd synchroon met de rijksbrede afspraken. Dat wordt extra lastig als die klant onderdeel is van hetzelfde ministerie als waar de betreffende categorie gehuisvest is. Daarnaast werd geconstateerd dat het moeilijk is om genoeg gekwalificeerd vast inkooppersoneel te vinden.
André gaf aan deze punten voor hem een ondersteuning waren van de eerste uitkomsten van het onderzoek naar het functioneren van het inkoopstelsel.
Daarna was het woord aan Janine Rademakers, tot voor kort werkzaam bij de RABO bank waar zij bij één van de afdeling het leveranciersmanagement heeft opgezet. Dat bleek een inspirerende presentatie. Niet alleen omdat de uitgangspunten heel herkenbaar waren, maar ook de thema’s waarop Janine de professionalisering had ingezet. Haar boodschap: samenwerken kun je organiseren.
Dat laatste kwam weer terug in het laatste gedeelte van deze boeiende ochtend: de communicatie met alle stakeholders moet verbeterd worden; duidelijkheid over rollen, taken en verantwoordelijkheden is hier een hulpmiddel bij; geen doel. Wat ook helpt is een breed gedragen visie over contractmanagement. Andere hulpmiddelen zijn KPI’s, niet alleen voor de inkoop, maar ook voor de professionalisering. Dat bleek ook uit de presentatie van Janine: zij voerde haar proces uit aan de hand van het INK model. Binnen de rijksoverheid gebruiken wij hier het MSU+ model voor.
De hoge opkomst was al een signaal van het belang van deze bijeenkomst; het applaus voor de organisatoren, die afsloten met het aanbod aan Andre Weimar dat  de aanwezige contractmanagers graag willen meedenken over en meehelpen aan de verdere ontwikkeling van het inkoopstelsel, was een ander helder signaal van het commitment van deze groep en hun passie voor dit vakgebied.