woensdag 27 april 2016

Verbetering van leveranciersmanagement


Optimaliseren van het leveranciersbestand en ontwikkelen en managen van de leveranciersrelatie zijn twee strategische processen uit het MSU+ model. MSU staat voor Michigan State University, de universiteit waar de bedenker van dit model, professor Monzcka, werkzaam is. De + staat voor de vertaling naar de overheid die PIANOo en NEVI enige jaren geleden hebben uitgevoerd. Met behulp van het MSU+ model kan het volwassenheidsniveau van de inkoopfunctie worden vastgesteld en kan men zich vergelijken met het niveau van de besten ter wereld, het “Purchasing Excellence Niveau”. Op basis van de volwassenheidsmeting kunnen er verbeteringstrajecten worden gedefinieerd om de inkoopfunctie verder te professionaliseren. Ook stimuleert het model tot het uitwisselen van best practices binnen de eigen organisatie en/of daar buiten.

msu-strategische-processen.jpg


Optimalisatie van het leveranciersbestand is het proces om het juiste aantal, meest geschikte leveranciers voor de organisatie vast te stellen en er zorg voor te dragen dat het bestand actueel is. Het continue proces van identificeren en ontwikkelen van relaties op het juiste niveau met leveranciers speelt een belangrijke rol bij de realisatie van de inkoopvoordelen, die een professioneel inkoopproces met zich meebrengt.
Ontwikkelen en managen van de leveranciersrelatie is belangrijk om de aandacht (de beschikbare menskracht) vooral te kunnen richten op de belangrijkste leveranciers, om de juiste prioriteiten te stellen en om iedere leverancier te managen naar de mate van zijn belang voor de organisatie. Iedere relatie met een leverancier dient opeen of andere wijze gemanaged te worden en hoe belangrijker een leverancier is voor een organisatie, hoe meer er gemanaged dient te worden.
Deze week was ik op bezoek bij het Inkoopuitvoeringscentrum Communicatie van het Ministerie van Algemene Zaken om een best practice te delen. Zij lieten mij zien hoe zij bezig zijn om deze twee processen op een hoger niveau te brengen. En ik moet zeggen: ik was onder de indruk! Eerst hebben zij alle leveranciers, zowel voor de rijksbrede raamovereenkomsten als de eigen inkoop in kaart gebracht. Hiervoor werd niet alleen de bekende Kraljicmatrix gebruikt, maar ook de accountportfolio (hoe aantrekkelijk zijn wij voor onze leverancier) en een confrontatiematrix. Deze drie matrices leverden zes criteria op om leveranciers in te delen. Dit lijkt al heel veel, maar toch was er het gevoel dat er nog iets miste. Geen van deze modellen houdt namelijk rekening met de complexiteit van de overheidsinkoop. Daarom werden er nog vier nieuwe criteria aan toegevoegd. Op basis van deze tien criteria werden alle leveranciers ingedeeld in kern-, contract- en basisleveranciers. Binnen deze piramide werden de betreffende leveranciers ook nog eens geplot naar mate van hun ranking.
Kernleveranciers werden gedefinieerd als leveranciers die een substantiële invloed kunnen hebben op het primaire proces en het dienen van het politiek belang, en waar een gedegen samenwerking eraan bijdraagt dat die invloed zo positief en zo groot mogelijk is. Contractleveranciers hebben geen of beperkte invloed op het primaire proces hebben of het politiek belang, maar kunnen wel bijdragen aan een efficiënte bedrijfsvoering of het verbeteren van de dienstverlening. Basisleveranciers leveren af en toe goederen of diensten en moeten vooral leveren wat is afgesproken
Vervolgens wordt voor elk segment een basisstrategie ontwikkeld. Onderdelen van de strategie zijn het aantal leveranciers, de intensiteit van overleg, het overlegniveau en de vorm van samenwerking. Aandachtspunten zijn Besturing, Proces en Prestatie.
Als dit aantoonbaar in de praktijk wordt toegepast, maakt dit IUC een heel grote stap in de ontwikkeling van het leveranciersmanagement en in de richting van het Purchasing Excellence Niveau!

 

vrijdag 15 april 2016

Innovatie: niet alleen omdat het moet, maar vooral omdat het kan.




Het Rijk kijkt bij inkopen verder dan alleen naar doelmatigheid en doeltreffendheid. Met haar inkoopvolume wil de Rijksoverheid ook maatschappelijke effecten bereiken. Dit doet zij door duurzame inkoop, gunning aan het mkb en bevordering van innovatie.
Maatschappelijk verantwoord inkopen betekent streven naar een minimale milieuschade, eerlijke beloning en goede werkomstandigheden en arbeidsparticipatie aanmoedigen. Maatschappelijk verantwoord inkopen vraagt nadrukkelijk aandacht voor aspecten als de levensduurkosten, functionaliteit,beheer, onderhoud en hergebruik.


De circulaire economie speelt daarbij een grote rol. De doelstelling is om hergebruik van producten en grondstoffen te maximaliseren en waardevernietiging te minimaliseren. Dit vraagt om innovatie en een intensieve samenwerking met leveranciers Categoriemanagement speelt daarbij een leidende rol. Koploper is lt. Kol. Rob van Arnhem van de categorie Bedrijfskleding. De afgelopen tijd heb ik drie hele mooie voorbeelden van innovatie in zijn categorie gezien.


Het eerste voorbeeld gaat over social return. Rob nam ons mee naar de Bigagroep, een sociale werkplaats in Zeist. Hier sorteren medewerkers militaire kleding voor hergebruik. Sinds enige tijd staan op de kazernes containers voor afgeschreven militaire en privékleding. Tot voor kort liet het Rijk voor zo’n 500.000 euro aan oude kleding gecontroleerd verbranden. Nu worden er vezels van gemaakt, die als nieuwe grondstof dienen. Defensie draagt op deze manier ook bij aan social return en probeert zuiniger met kleding om te gaan. Nu verdwijnen T-shirts en onderkleding vaak nog thuis in kledingzakken. Dit wordt binnenkort ook gerecycled. Zo wordt van oude kleding een hoogwaardige grondstof gemaakt, maar laagwaardiger gebruik kan ook, bijvoorbeeld voor autodeurvulling.


Het tweede voorbeeld zag ik op het new Years Event van MVO Nederland. Het ging hierbij om de winnaars van de Dutch Design Week die eind verleden jaar in het teken van de Circulaire Design Challenge. MVO Nederland en Fashion Council NL daagden in opdracht van het Ministerie van Defensie aanstormende designtalenten en business developers uit om een concept te ontwikkelen dat een tweede leven geeft aan oude legeruniformen die jaarlijks met honderdduizenden kilo’s bij Defensie worden ingeleverd. De Challenge was duidelijk: welke kansen met bijbehorend verdienmodel ziet een designer of business developer voor de tonnen oude uniformen en accessoires die het leger heeft liggen? 
Team The Fancy, kwam met een idee voor een outdoor-lijn van tenten, hangmatten, klapstoelen en parasols.
Team Nat Weer opperde het idee om de oude legerjassen in oorspronkelijk vorm te hergebruiken: "Keer ze binnenste buiten en je hebt een prachtige regenjas. De voering is wit en kan als blank canvas dienen voor logo’s en teksten. Met lasertechniek kun je bovendien designs, logo's of vervaging aanbrengen op de originele legerprint."


Als derde een heel recent voorbeeld. Een van de bedrijven uit het netwerk van de Defensie contractpartner, Stichting Leger des Heils Reshare, heeft deze maand  in Spanje een primeur gelanceerd. Er zijn van restmaterialen van afgeschreven Defensie gevechtskleding dekens gemaakt. Deze dekens bevatten 85% gerecycled Defensie materiaal in de samenstelling polyester en katoen en zijn van uitstekende kwaliteit en uitstraling De liefdadigheidsorganisatie stelt nu 10.000 van deze fleecedekens beschikbaar als noodhulp voor vluchtelingen in Zuid-Europa.
De laatste 2 jaar spoort het Rijk bedrijven en ministeries aan om zoveel mogelijk afgeschreven textiel geschikt te maken voor hergebruik. Defensie heeft al 10-tallen jaren een gecontroleerde retourstroom. Hiervan wordt 30% opgelapt voor hergebruik.  Van het andere deel worden nieuwe producten gemaakt, zoals tassen, tenten, key-cords en dus ook dekens. De dekens bevatten 85 % gerecycled polyester en katoen uit gevechtskleding.



Rob laat zien dat inkoop via categoriemanagement een prachtig instrument is om de beleidsdoelen van de Rijksoverheid uit te voeren. Hij plaatst zelf echter wel een belangrijke kanttekening:

 “Het ambitieniveau van de overheid op het gebied van innovatie en duurzaamheid hangt grotendeels af van het innovatief vermogen van de marktpartijen”

Om dat vermogen aan te spreken spelen zaken als vertrouwen, communicatie en samenwerking een belangrijke rol.  Daar moeten we dus aan gaan werken. Rob laat zie dat het kan; niet alleen omdat het moet!