woensdag 13 januari 2016

Innovatiegericht inkopen: risico's mijden of reduceren?





Recent verscheen er in het FD een artikel van Staf Depla, wethouder Economie, Werk en Inkoop van de gemeente Eindhoven  met als titel: “Nieuwe aanbestedingswet frustreert innovatief vermogen”. De nieuwe wet, gebaseerd op de Europese aanbestedingsrichtlijnen, maakt het volgens hem voor overheden onmogelijk, of in elk geval complex of risicovol, om innovaties in te kopen. Hij stelde dat door toepassing van de wet er geen enkele ruimte is om tijdens het ontwerpen samen met bedrijven nieuwe inzichten en slimme ideeën te verwerken. 




Daar kwam al spoedig een reactie op van Claire Leussink-Nies en Klaas Molkenboer van Aeves met als titel “Nieuwe aanbestedingswet stimuleert innovatief vermogen!”.  Hierin  stelden zij dat veel overheden vaak risicomijdend zijn en het potentieel dat regelgeving in zich draagt bij lange na niet benutten. Zij noemen hierbij marktconsultaties, de procedure van de prijsvraag en de concurrentiegerichte dialoog. De gewijzigde Aanbestedingswet maakt volgens hen de toepassing van procedures als concurrentiegerichte dialoog en de onderhandelingsprocedure gemakkelijker. Bovendien kent de gewijzigde Aanbestedingswet een nieuwe procedure voor innovaties, te weten het innovatiepartnerschap.

De tijdelijke commissie ICT-projecten bij de overheid ofwel de commissie Elias constateerde al eerder dat leveranciers tijdens aanbestedingstrajecten zelden de kans krijgen om zelf met ideeën of oplossingen te komen omdat volgens de commissie vooral te weinig gebruikgemaakt wordt van de ruimte die de aanbestedingsregels wel degelijk bieden. De commissie beveelt dan ook aan om voor en/of tijdens aanbestedingstrajecten altijd te overleggen met de markt. Zoek de mogelijkheden op van de Aanbestedingswet. Kijk niet alleen naar wat niet kan, maar vooral naar wat wel kan.

De vraag die bij mij nu leeft is of de nieuwe aanbestedingswet de mogelijkheden biedt om innovatieve/complexe/risicovolle projecten en diensten aan te besteden en daar voorafgaand of tijdens de aanbestedingsprocedure de markt bij te betrekken en welke procedure dan toegepast moet worden. Ik heb uitgebreid op Internet gespit maar zo'n afweging niet kunnen vinden. Daarom heb ik mijn eigen gedachten hierover maar eens opgeschreven. Nog niet compleet uitgewerkt, door de blogvorm (te) kort door de bocht en vast vol met juridische onjuistheden. Mijn vraag is dus wel gedefinieerd, maar de oplossingrichting nog niet. 

Voorafgaand aan de aanbesteding zie ik vier mogelijkheden: markt- en leveranciersdagen, marktverkenning, marktonderzoek en marktconsultatie. De keuze voor één van deze methodieken hangt in mijn ogen af van het aantal leveranciers en de concreetheid van de vraag. Dat heb ik weergegeven in onderstaand schema.
 
Over de keuze van de meest geschikte aanbestedingsprocedure heb ik langer moeten denken. Volgens mij ligt de sleutel in het (middel tot) reduceren van risico’s. Als inkopers inderdaad risicomijdend zijn, hoe kunnen ze dan risico's reduceren?
De eerste schifting ligt in de concreetheid van de eigen behoefte en de beschikbaarheid van het beoogde product of de beoogde dienst. Is de behoefte helder en kan het product bij wijze van spreken van het schap af worden gepakt dan zijn de risico’s beperkter, kan het contact met de markt beperkt blijven tot het voortraject (behoudens de Nota van Inlichtingen) en ligt een traditionele ofwel (niet-) openbare procedure voor de hand. Door middel van een selectieprocedure kom je tot de meest geschikte leveranciers(s) voor het vervullen van jouw behoefte.  Claire en Klaas benadrukken overigens dat zelfs binnen traditionele procedures kan worden gekozen voor functionele specificaties of het toestaan van varianten waardor er ruimte voor innovatie is.

De (nieuwe) aanbestedingswet kent een aantal algemene procedures waarbij het mogelijk is om direct contact met het bedrijfsleven te hebben. Dit zijn de concurrentiegerichte dialoog, de mededingingsprocedure met onderhandeling,  het innovatiepartnerschap en de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.  Daarnaast biedt de wet de mogelijkheid om gebruik te maken van een bijzondere procedure, namelijk de prijsvraag. Ook hier gelden de twee eerder genoemde criteria en probeer je risico’s te verminderen.

Bij de concurrentiegerichte dialoog weet je nog niet goed wat je wilt, maar ga je er vanuit dat de markt wel kan bieden wat je uiteindelijk wilt. Door het houden van een dialoog reduceer je het risico van een onduidelijke vraagstelling.

Bij de mededingingsprocedure is de behoefte en oplossingsrichting al wel bekend en wordt dit door middel van onderhandelingen verder aangescherpt en het aantal gegadigden gereduceerd. 

Bij de onderhandelingsprocedure zit je in de bijzondere situatie dat er maar één partij beschikbaar is en de  onderhandeling het middel is om nader tot elkaar te komen. 

Bij de prijsvraag is de behoefte wel bekend, maar de concrete invulling  nog niet. Door een jurybeoordeling wordt het risico van een onduidelijke oplossingsrichting gereduceerd.

De procedure waarbij de meeste risico’s te reduceren zijn is het innovatiepartnerschap. Het product moet nog ontwikkeld worden en je weet nog niet goed wat je nou precies wilt. Door middel van een aantal ontwikkelfases wil je deze risico’s reduceren.

Ik herhaal het nog maar een keer: Mijn vraag is dus wel gedefinieerd, maar de oplossingrichting nog niet. Conform de gedachte “practice what you preach” zie ik dit blog als een soort marktconsultatie of crowdsourcing. Ik wil heel graag gebruik maken van de “wisdom of the crowd” om deze gedachten aan te scherpen. Het uiteindelijke resultaat deel ik weer met jullie.

Ik ben heel benieuwd naar jullie reacties!