vrijdag 16 december 2016

Samen maken we het nog leuker!


Het einde van het jaar nadert weer. Traditiegetrouw een tijd om terug te kijken, maar ook om vooruit te kijken. Als we als Belastingdienst terugkijken, dan was 2016 een heftig jaar. De vertrekregeling, Wet DBA, onder curatele, telefonische afhandeling bezwaren; het waren niet altijd de leukste berichten. Terwijl ik dit opschrijf lees ik op Teletekst ook nog eens dat dat men bang is dat de Belastingdienst over een aantal jaren zijn werk niet meer goed kan doen omdat er dan te weinig mensen in dienst zijn. Ook de werkdruk speelde een rol. Die was hoog en gaf weinig ruimte voor nieuwe activiteiten. In principe zijn dat redenen genoeg om dit jaar snel te vergeten en nog sneller over te gaan naar het nieuwe jaar.
In principe, want dan doe je de bijna 30.000 medewerkers van de Belastingdienst te kort. Zwaar te kort en dat geldt in mijn ogen zeker voor de mensen van het IUC. Die hebben hard gewerkt en ongetwijfeld mooie dingen bereikt. Om dat te polsen ben ik bij een aantal van mijn collega’s uit het team Inkoopondersteuning langs gegaan en heb ze gevraagd waar zij trots op waren als ze terugkijken op 2016 en wat ze willen bereiken in 2017. Dat leverde de volgende mooie uitspraken op.


Wij zijn  een echt team: we kunnen op elkaar terugvallen en wij nemen elkaars werk zonder gemor over. Dat werkt heel fijn. Mijn leidinggevende heeft  mij dit jaar uit mijn comfortzone gehaald door mij  onze Keek op de Week te laten voorzitten. In het begin vond ik dat heel eng, maar ik heb het wel gedaan en ben er trots op dat ik dat nog steeds doe. Het gaat mij ook steeds beter af!
Volgend jaar wil ik meer verdieping in mijn eigen werk aanbrengen. Ik wil over de grenzen van mij eigen team heen kijken en leren van anderen, zodat wij een nog beter team gaan vormen! 

Ik merk dit jaar pas goed dat onze meerwaarde erkend wordt. De inkopers weten de weg naar ons te vinden omdat wij ze steeds beter van dienst kunnen zijn. We worden nu ook bij de visievorming betrokken, al heel vroeg in het inkoopproces dus. We hebben dan ook onze handen vol.
Onze uitdaging is om pro-actiever te worden. Dat kan bijvoorbeeld door met onze klanten te gaan praten, buiten het eigen IUC. Die klanten zoeken on nu al incidenteel op, maar dat zou we nog veel verder willen uitbouwen, uiteraard in goede afstemming met onze inkopers. De grote ambitie is om dit rijksbreed te gaan doen. We zijn dit jaar al een keer door een ander IUC gevraagd om marktonderzoek te doen en wij willen heel graag helpen.

Dit jaar kreeg ik toegang tot het business warehouse van onze SAP omgeving. Een factuur wordt nu automatisch aan een bestelling gekoppeld en aan een contractnummer. Hiermee kan ik nu de uitputting van een contract volgen en heb ik daarmee ook inzicht in de totale spend. Ik kan dus nu ook allerlei overzichten voor mijn collega’s maken. Dit moest voorheen allemaal handmatig, wat een hoop tijd kostte en ook veel minder nauwkeurig was. Het komende jaar zou ik dit op een Rijks breed niveau willen doen. Hiermee wil ik de categoriemanagers ondersteunen in hun werkzaamheden.


Dit jaar is de interne controle sterk verbeterd. Het bewustzijn onder medewerkers en MT leden is gestegen. Dat komt mede doordat wij nu ook tussentijds controles uitvoeren en men de gelegenheid heeft zich gedurende het jaar te verbeteren  ipv achteraf beoordeeld te worden. Daarmee lossen problemen zich dus ook veel sneller op.  Dat levert een stijgende lijn in de prestaties en een enthousiaster management dat nu kan kijken naar wat wel goed gaat.
Dat zou ik volgend jaar nog veel meer willen doen: mensen verder helpen. Mijn beloning?   Collega’s die plezier hebben in hun werk!

Als je focust en iets aandacht geeft gaat het lukken: de bevlogenheid van het groepje waar ik mee werk maakt dat het slaagt. Met elkaar, met het zelfde beeld voor ogen. In drie maanden tijd kleine stappen gezet, behoeften uit de unit gehoord en opgepakt. Mooie voorbeelden zijn stroomschema en loopbaanpaden, maar ook ons managementteam dat met elkaar een cursus resultaatsturing volgt.
Ik ben trots op mijn eigen team: altijd zorgzaam voor elkaar, hoge werkspirit, betrokkenheid, gezelligheid, nooit te beroerd om wat extra te werken.

Is dat nou niet mooi? Collega's die op allerlei manieren bij inkoop betrokken zijn, die trots zijn op en plezier hebben in hun werk, die samenwerken, anderen willen helpen en die enthousiast weer nieuwe uitdagingen aan gaan?
In mijn eerste blog over de Belastingdienst zei ik: makkelijker kunnen we inkoop zeker maken, leuker ook! Met zulke collega’s is het eerste deel een realistisch doel en het tweede deel hebben we al bereikt! Ik kijk dus met heel veel plezier terug op het afgelopen jaar, ben er trots om deel van dit team te zijn  en heb nu al zin in het komende jaar!
Fijne kerstdagen en een heel gelukkig 2017!


zaterdag 3 december 2016

Professionalisering van contractmanagement

Op vrijdag 2 december vond er een speciale bijeenkomst van het leernetwerk contractmanagement plaats. De contractmanagers van de 34 inkoop categorieën waren bij de rijksacademie om met CPO André Weimar in gesprek te gaan over de verdere professionalisering van het contractmanagement binnen de rijksoverheid.


De opkomst was bijzonder hoog, mede door de aanwezigheid van een aantal categoriemanagers, de portfoliomanagers voor ICT, Organisatie & Personeel en Facilitair, de Coördinerende Directeuren Inkoop (CDI’s) van de  ministeries van Infrastructuur & Milieu en van Veiligheid & Justitie en beleidsmedewerkers van het ministerie van Binnenlandse Zaken, het ministerie dat verantwoordelijk is voor het rijks inkoopbeleid. Deze hoge opkomst gaf duidelijk aan hoe sterk het onderwerp Contractmanagement in de aandacht staat.
Na een korte introductie van dagvoorzitster Agnès Kusters van Visiescope ging de groep snel uiteen om zich te buigen over vier onderwerpen:  Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden; Kwaliteit & Kwantiteit; Tegenstrijdige belangen en Informatiesystemen.
Geconstateerd werd dat de sturing nog niet volledig is uitgewerkt. Vooral in de afstemming tussen het decentrale en centrale contractmanagement kan nog wel een slag gemaakt worden. Dat geldt ook voor de rijksbrede informatievoorziening. Gelukkig loopt daar al een rijksbreed programma voor. Daarnaast lopen de belangen van de interne klant niet altijd synchroon met de rijksbrede afspraken. Dat wordt extra lastig als die klant onderdeel is van hetzelfde ministerie als waar de betreffende categorie gehuisvest is. Daarnaast werd geconstateerd dat het moeilijk is om genoeg gekwalificeerd vast inkooppersoneel te vinden.
André gaf aan deze punten voor hem een ondersteuning waren van de eerste uitkomsten van het onderzoek naar het functioneren van het inkoopstelsel.
Daarna was het woord aan Janine Rademakers, tot voor kort werkzaam bij de RABO bank waar zij bij één van de afdeling het leveranciersmanagement heeft opgezet. Dat bleek een inspirerende presentatie. Niet alleen omdat de uitgangspunten heel herkenbaar waren, maar ook de thema’s waarop Janine de professionalisering had ingezet. Haar boodschap: samenwerken kun je organiseren.
Dat laatste kwam weer terug in het laatste gedeelte van deze boeiende ochtend: de communicatie met alle stakeholders moet verbeterd worden; duidelijkheid over rollen, taken en verantwoordelijkheden is hier een hulpmiddel bij; geen doel. Wat ook helpt is een breed gedragen visie over contractmanagement. Andere hulpmiddelen zijn KPI’s, niet alleen voor de inkoop, maar ook voor de professionalisering. Dat bleek ook uit de presentatie van Janine: zij voerde haar proces uit aan de hand van het INK model. Binnen de rijksoverheid gebruiken wij hier het MSU+ model voor.
De hoge opkomst was al een signaal van het belang van deze bijeenkomst; het applaus voor de organisatoren, die afsloten met het aanbod aan Andre Weimar dat  de aanwezige contractmanagers graag willen meedenken over en meehelpen aan de verdere ontwikkeling van het inkoopstelsel, was een ander helder signaal van het commitment van deze groep en hun passie voor dit vakgebied.

dinsdag 22 november 2016

Making the shift happen






Making the shift happen; dat was de titel van het 6e Internationale Supply ManagementCongress. Dit jaar vond dit toonaangevende congres plaats in het WTC in Rotterdam. In het plenaire gedeelte ondervroeg Rens de Jong drie vrouwen naar de reden voor hun succes in dit vakgebied. Het waren niet de minste namen: Kate Vitasek, de bedenkster van het Vested business model, Mara Swan van Manpower en Patricia Moser van de Verenigde Naties, inkoop project services.


De bijeenkomst was heel interactief. Met Buzzmaster konden deelnemers antwoord geven op vragen van Rens of zelf vragen stellen aan het panel.
Was dit plenaire gedeelte al ontzettend inspirerend, de 40 deelsessies deden hier niet veel voor onder. Er waren vijf thema’s: Innovation & Technology, Human Capital Supply & Finance, Responsibility en Academic meets practice.
In de eerste ronde ging ik op bezoek bij Patricia Moser, mede omdat dit de enige sessie was die te maken had met publieke inkoop. De missie van haar organisatie zegt al genoeg: waarde toevoegen, resultaten leveren en levens veranderen. Daar vertelde Patricia heel gepassioneerd over.


De tweede ronde was voor Fynn Wijnstra en Robert Suurmond van de Rotterdam School of Management. Zij hadden het over “Sense and Non-Sense of Early Supplier Involvement. Bij de overheid is dat in het algemeen nog steeds een lastig onderwerp dat deels veroorzaakt wordt door het fenomeen van Level Playing Field (het was tenslotte een internationaal congres, dus dit kan ook wel in het Engels). Tot mijn verrassing hadden de heren ontdekt dat een vroege betrokkenheid van leveranciers helemaal niet zo succesvol is. De mate van intensiteit bleek wel een rol te spelen.  So much voor het Innovatiepartnerschap als nieuwe procedure in de aanbestedingswet want die valt volgens hen onder Strategische Projecten die uitblinken in onzekerheid.



Ook de derde ronde had een Nederlands tintje. Nadine Kiratli van de Maastricht University sprak over een onderwerp waar ik altijd enthousiast van wordt: Creating procurement value together: Collective creativity as a key competence. Van kostreductie naar waarde creatie. Dat sloot mooi aan bij mijn gedachten over de ontwikkeling van publieke inkoop.


In de laatste ronde had ik een sessie van Kate Vitasek willen bijwonen. Kate is de bedenkster van het Vested Business model. Helaas bleken veel bezoekers dezelfde gedachte toegedaan dus de zaal was al overvol.  Wil je meer weten over dit model? In de DEAl! van oktober staat een uitgebreid artikel.

Mijn conclusie was alle sprekers lieten zien dat de shift betekent dat het WIJ denken belangrijk wordt. Er breekt een interessante tijd aan voor de publieke inkoop!







dinsdag 1 november 2016

Marktontmoeting Rijksoverheid Slimme Logistiek, samen én met elkaar.


Den Haag kent een hoge concentratie aan rijksgebouwen die in toenemende mate in het centrum liggen. Hoewel er ontwikkelstappen worden gezet op de wijze waarop panden facilitair ondersteund worden is er nog geen sprake van geharmoniseerde en gestandaardiseerde logistieke processen, gericht op verdere efficiency en duurzaamheid. Dit kan en moet doelmatiger en kan zeker bijdragen aan de vermindering van de filedruk, CO2-uitstoot en fijnstofproblematiek in de regio Haaglanden. Mogelijk kunnen slimmere logistieke stromen ook financiële besparingen opleveren en bijdragen aan verdere standaardisatie en harmonisatie. Hoe pak je dat aan?

Dit was de casus die door de categorie Post van het inkoopuitvoeringscentrum (IUC) Belastingdienst op de Internationale dag van de Stad  (31 oktober) tijdens een drukbezochte marktontmoeting op tafel werd gelegd. Deze categorie is verantwoordelijk voor de inkoop van producten en diensten op het gebied van post. Dat gaat verder dan alleen post.  Onder deze categorie vallen bijvoorbeeld ook een aantal zelfstandige logistieke contracten. De categoriemanager Post is dan ook nauw betrokken bij de verkenning van slimme logistieke stromen van de Rijksoverheid.Voor bijna alle producten die worden ingekocht door de Rijksoverheid, geldt dat het logistieke proces onderdeel uitmaakt van een groter geheel.

Het project start met een proef om ervaring op te doen met een logistieke Hub. Parallel aan deze proef wordende mogelijkheden onderzocht  om op te schalen en samen te werken met logistieke partners. Wat dit project namelijk extra interessant maakt is dat er een groot aantal partners bij betrokken zijn die elk hun eigen expertise inbrengen. Zonder de rest tekort te doen, zou ik de intensieve samenwerking met UBR willen noemen.

De middag werd geopend Siep Eilander, directeur inkoopbeleid bij de Nationale Politie; gevolgd door Directeur-generaal Milieu en Internationaal van het Ministerie van I&M Chris Kuijpers.

Ruim 80 belangstellenden uit de logistieke wereld en vanuit de overheid namen deel aan deze ontmoeting. In zes verschillende sessies werden in twee ronden verschillende thema’s aan de orde gesteld: Innovatie & duurzaamheid, ICT Informatievoorziening, Toegevoegde waarde van een HUB, Opschaalperspectief, Logistiek management en Samenwerking markt en overheid.

Aan dit laatste thema deed ik mee. Het bleken twee heel interessante sessies te zijn. De deelnemers werd gevraagd eerst hun ideale eindsituatie te schetsen. Vervolgens werd de proef besproken en werd de deelnemers gevraagd hoe de rijksoverheid van proef naar eindsituatie moest komen. Die vragen werden enthousiast opgepakt en uitgewerkt.


De quotes die uit de verschillende sessies kwamen gaven een mooi beeld van deze middag. Om er een paar te noemen: Verlangen of Belangen? De ICT kan het maken, Meten is Weten en  Wie o Wie heeft de regie?


Het doel van deze marktontmoeting was om met marktpartijen een laagdrempelige dialoog te voeren over vraagstukken die bij dit onderwerp leven, zodat opdrachtgevers en potentiële opdrachtnemers inzicht krijgen in elkaars uitdagingen, belangen, behoeften, mogelijkheden en onmogelijkheden. Aan dat doel voldeed deze middag helemaal. Tel daarbij op dat het uitstekend georganiseerd was, bijzonder transparant en erg ontspannen. En het is nog niet afgelopen want de organisatoren gaven aan:

Vandaag was slechts de start van de samenwerking tussen markt en overheid.


De EMVI Superformule: op zoek naar de optimale prijs-kwaliteitverhouding


de oorspronkelijke superformule van John Gielis
Na bijna twee jaar samen met de Rijksacademie (RAFEB) inkoop opleidingen te hebben georganiseerd, heb ik daar nu zelf een cursus gevolgd. De EMVI superformule, of in nieuwe termen: de BPKV superformule.  De EMVI Superformule is ontwikkeld door Hans Kuiper (ere wie ere toekomt). Om gelijk maar een misverstand uit de weg te helpen: tot nu toe dacht ik steeds dat Superformule de ijdelheid van de bedenkers weerspiegelde. Dat bleek dus niet waar. Het is een eerbetoon aan de oorspronkelijke bedenker, de Belgische tuinbouwkundig ingenieur John Gielis. Deze bedacht een wiskundige formule om alle basisvormen in te natuur te kunnen te beschrijven. Deze formule wordt inmiddels in heel veel vakgebieden toegepast, waaronder de gaming industie  (zie hieronder). In aangepaste vorm dus ook in inkoop.

 

Waarom zou je deze formule dan toepassen is de volgende vraag. Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat het toepassen van het EMVI criterium ongewenste effecten met zich meebrengt. Een kleine greep: het gebruik van relatieve scores, de vlakheid van een gunningscriterium en de grote invloed van de prijscomponent. De Superformule voorkomt deze en andere effecten en is er opgericht om een optimale afweging tussen prijs en kwaliteit  te krijgen. . Overigens wordt hierbij ook de methodiek van het Analytisch Hierarchisch Proces gebruikt om tot een consistente set van wegingsfactoren te komen.

3D vormen, gemaakt met software op basis van de Gielis-curve. De beschrijving van deze ingewikkelde vormen kost nauwelijks meer rekenkracht dan die van een simpele bol. Bron: Radboud Universiteit

De formule kan echter  niet zomaar worden gebruikt. Om hem goed te gebruiken moet je wel een gedegen kennis van de betreffende markt hebben en van de (waarde van de) wensen en eisen van de opdrachtgever. Overigens niets vreemds voor een professionele inkoper.

Er is een heel handige en overzichtelijke spreadsheet gemaakt, waar ik prima mee uit de weg kon en die de mogelijkheid biedt  om uitgebreid te experimenteren en te simuleren. Dat laatste wordt ook aangeraden om te doen: Pak een oude aanbesteding en speel die na of doe eerst één of meerdere schaduw-aanbestedingen. Succes volgt vanzelf!

Meer informatie over de superformule vind je (uiteraard) op de website van PIANOo.

De Superformule in de gaming industrie
Een Nederlands bedrijf beweert dat Hello Games haar 'superformule' zonder toestemming gebruikt voor No Man's Sky. Telegraaf meldt dat het Tilburgse bedrijf Genicap de 'superformule' bezit die Hello Games gebruikt om de miljarden planeten in No Man's Sky te genereren. Deze adventure-survival game stelt spelers in staat om een universum te exploreren dat automatisch wordt gegenereerd via de Superformule van Gielis. Volgens het evolutionaire algoritme worden planeten en hun flora en fauna willekeurig geproduceerd waardoor de virtuele wereld in potentie onuitputtelijk is. (Websites IGN en Quote)

vrijdag 30 september 2016

Inkoop bij de Belastingdienst

 
Per 1 september 2016 werk ik bij het Inkoop Uitvoeringscentrum (IUC) van de Belastingdienst als beleidsmedewerker inkoop.  Het IUC is een van de twintig inkooppunten binnen de Rijksoverheid en valt onder het Centrum voor Facilitaire Dienstverlening van de Belastingdienst. 
Het IUC werkt vanuit Utrecht en Apeldoorn en is onderverdeeld in drie inkoopdomeinen: Facilitair, Organisatie& Personeel en ICT. Daarnaast zijn wij Rijksbreed verantwoordelijk voor zeven categorieën: Post,  Hotel- en vergaderaccomodaties, Representatie (portfolio Facilitair),  Leren&Ontwikkelen (Portfolio Organisatie&Personeel), ICT Totaaloplossingen en Enterprise Business Applicaties (portfolio ICT), vakliteratuur& abonnementen (portfolio Communicatie). De categorie Post bestaat al heel lang, bij mijn weten de oudste categorie. Hotel- en vergaderaccomodaties en Representatie behoren juist weer tot de nieuwste.

De drie inkoopdomeinen verzorgen de inkoop voor zowel  de eigen organisatie (specifieke inkoop) als de inkoop voor categoriemanagement (generieke inkoop). Onder de eigen organisatie vallen Belastingen, Toeslagen, Douane en de FIOD. Deze teams van  inkopers en contractmanagers worden ondersteund door juristen, marktanalisten en bedrijfseconomen. Dat laatste is binnen de Rijkoverheid uniek en geeft de ambitie van ons aan om een toonaangevend inkoopcentrum te zijn. Twee mooie en zichtbare resultaten van onze bedrijfseconomen zijn de EMVI superformule en de leveranciersmonitor. DE EMVI superformule is opgenomen in de toolkit van PIANOo en onderdeel van het cursusaanbod van de RAFEB.

Bron: www.Deerns.nl
Zelf maak ik deel uit van het team Beleid&Strategie, dat onderdeel is van Inkoopondersteuning. Hier vallen ook de centrale contractadministratie, de inkoopcontrollers en de marktanalisten onder. In Apeldoorn werk ik  het fraaie Walter Bos complex. Dit is een van de grootste vestigingen van de Belastingdienst, er werken ongeveer 3500 mensen. In Apeldoorn zijn ook de twee grootste interne klanten gehuisvest: het Centrum voor Applicatieontwikkeling en –onderhoud (CAO) en het Centrum voor Infrastructuur en Exploitatie (CIE). CAO is het bedrijfsonderdeel binnen de informatievoorzieningsketen (IV-keten) dat applicaties ontwikkelt, onderhoudt, integreert en beheert, al dan niet in samenwerking met marktpartijen. CIE  is voor de Belastingdienst en de Rijksoverheid dé partner op het gebied van ICT-diensten. 
Ik ga mij bezig houden met een aantal onderwerpen waar ik ook al bij het Ministerie van BZK aan werkte: kwaliteitsmanagement middels MSU+, Contract- en Leveranciersmanagement en Innovatie. In mijn eerste maand heb ik al veel mooie resultaten en –plannen over deze onderwerpen gezien en gehoord. Ze vallen allemaal onder mijn motto voor de komende 2-3 jaar:
makkelijker kunnen we inkoop zeker maken, leuker ook!
 
 


 

 

maandag 1 augustus 2016

Systeemgerichte contractbeheersing: Alles zelf blijven doen is geen optie


Op 21 juni was er bij de RAFEB een bijeenkomst van het Leernetwerk Contractmanagement. Dit keer presenteerden Joost Jansen en Hans van der Horst van Rijkswaterstaat  het onderwerp Systeemgerichte ContractBeheersing  (SCB). Deze methodiek wordt al sinds 2003 bij Rijkswaterstaat toegepast.

Het uitgangspunt van SCB is om opdrachtnemers een passende verantwoordelijkheid te geven. Zij bewaken de te leveren kwaliteit van het geleverde product middels hun eigen kwaliteitsmanagementsysteem. Dit systeem moet gecertificeerd zijn door een daartoe geaccrediteerde certificatie-instelling op basis van de vigerende versie van de norm NEN-EN-ISO 9001. Ook moet worden aangetoond dat aan de eisen van de opdrachtgever wordt voldaan.


Rijkswaterstaat (maar ook het Rijksvastgoedbedrijf) past vervolgens SCB toe om dit te toetsen. Rijkswaterstaat voert risicogestuurd toetsen uit en zet hierbij gecertificeerde (lead-)auditors in, die zich kunnen laten bijstaan door specialisten in de te toetsen materie onder het motto ‘High trust, high penalty’. SCB is, met zijn mix van systeem-, proces- en producttoetsen,  bij Rijkswaterstaat de volledige en enige vorm van contractbeheersing voor de contracten. Voor elke toets geldt dat deze wordt uitgevoerd op basis van informatie uit het risicodossier en resultaten van eerdere relevante toetsen. Het wordt toegepast bij Werken (UAV-GC), maar ook bij ingenieursdiensten, waar de ARVODI van toepassing is. Dat laatste betekent dat ook andere diensten gebruik kunnen maken van deze methodiek.


Het belangrijkste element van het kwaliteitsmanagement van de opdrachtnemer is dat hij zelf zijn processen beschrijft, risico’s beheerst, tijdig afwijkingen signaleert, tijdig passende (correctieve, corrigerende en/of preventieve) maatregelen neemt en dit hele proces regelmatig evalueert. De opdrachtnemer moet kunnen aantonen dat de cirkel van Deming (plan-do-check-act) werkt op zijn project. Een aantal aanwezigen zag hierbij een gelijkenis  met Best Value Procurement. De opdrachtgever kiest bewust voor beheersing op afstand waarbij er minimale bemoeienis is met het te realiseren product en met de invulling van het project- en kwaliteitsmanagement van de opdrachtnemer.


https://www.pdcacyclus.nl/verbetermethoden/kwaliteitsmanagement/kwaliteitsmanagementsysteem


Als ludieke afsluiting  werd daarna het SCB-spel gespeeld. Dat bleek een uitstekende manier om al deze theorie te verwerken. Wil je meer weten over SCB? Klik dan op deze links: