zaterdag 29 augustus 2015

Marktconsultatie: meer vertrouwen, betere resultaten



Een aantal jaren geleden bracht PIANOo de handreiking marktconsultatie uit. Toen nog een tamelijk onbekend onderwerp, inmiddels behoorlijk goed ingeburgerd. Dat blijkt wel uit de cijfers van datzelfde PIANOo. in de periode 1 september 2013 – 31 augustus 2014 vonden ten minste 177 marktconsultaties plaats door 106 aanbestedende diensten. Marktconsultaties vonden veelvuldig plaats in de sectoren Software en Informatiesystemen, Bouw en IT-dienstverlening. Bij het Rijk zijn de Belastingdienst en Rijkswaterstaat samen verantwoordelijk zijn voor de helft van alle marktconsultaties binnen het Rijk. Dat lijkt er goed uit te zien.

Toch is dit maar een gering percentage van het totaal aantal aanbestedingen in deze periode. Jeanine Verver noemt in haar afstudeerscriptie voor de Haagse Hogeschool een aantal knelpunten die de toepassing van deze methodiek remmen:

Omgang en delen van vertrouwelijke informatie
Aanbestedende diensten zijn bang om onrechtmatig te handelen wanneer zij één op één gesprekken willen voeren. Marktpartijen geven aan dat zij niet alle informatie willen delen met de concurrentie tijdens de marktconsultatie terwijl de aanbestedende dienst transparant moet zijn in het delen van informatie. Een geïnterviewde spreekt zelfs van een ‘’angstcultuur’’ bij de marktconsultaties. 

Tijd en voorbereiding
Marktconsultaties vergen tijd van de aanbestedende dienst en de opdrachtnemer. Voor het kunnen uitvoeren van een marktconsultatie gaat een voorbereiding vooraf en speelt een rol bij het tijdbestek dat beschikbaar is. Vaak wordt de marktconsultatie te snel uitgevoerd waardoor de markconsultatie niet optimaal wordt benut.

Vraag en doelstelling formuleren
Marktpartijen voelen zich niet serieus genomen wanneer de aanbestedende dienst haar vraag en doelstelling niet deelt met de markt.  Hierdoor kunnen marktpartijen hun risico’s niet inschatten en de kans op deelname kleiner.

Niet of slechte verslaglegging
Een slechte verslaglegging zorgt ervoor dat de marktpartijen zich niet waardevol voelen en ook de keuzes van de aanbestedende dienst niet begrijpen.


Wat ook wel duidelijk is, is dat dit middel vaak te laat wordt ingezet. Het wordt dan gebruikt als een laatste controle op een Programma van Eisen dat al vrijwel is dichtgetimmerd. En dat is een gemiste kans. Het zal duidelijk zijn dat de meeste winst te behalen is in de eerste fase van het inkoopproces; de fase waarin de behoefte wordt gedefinieerd. Waarom zou je daar de markt al niet bij betrekken? Waarom al eisen gaan stellen, zonder dat je goed weet wat de markt te bieden heeft? Ook dan kun je al een marktconsultatie houden. Geen enkele Aanbestedingswet die dat verbiedt. 

Dat is ook de strekking van een van de aanbevelingen van de Tijdelijke Commissie ICT-Projecten bij de overheid, kortweg de Commissie Elias. De Commissie stelde bijvoorbeeld voor om overleg met de markt, voorafgaand aan en aanbesteding, verplicht op te nemen in de nieuwe Aanbestedingswet. Het gaat daarbij dan wel om aanbevelingen voor ICT projecten, maar het nut voor andere leveringen en diensten ligt voor de hand.

Zoals gezegd blijkt de toepassing in die fase nog beperkt. Een heel belangrijke hinderpaal is het genoemde gebrek aan vertrouwen. Dat geldt zowel aan opdrachtgevers- als opdrachtnemerskant. Van beide kanten begrijpelijk, maar ook voor beide kanten op te lossen.

Verleden week sprak ik met MVO-Nederland. Zij komen dit gebrek aan vertrouwen regelmatig tegen bij de implementatie van wensen en eisen op het gebied van duurzaamheid. Zonde, want de markt heeft veel (innovatieve) ideeën op dit vakgebied. Ideeën waarmee Nederland koploper op dit gebied kan worden. Ideeën waarmee het MKB zich kan profileren. Dat sluit goed aan bij de volgende doelstelling uit het Regeerakkoord:

De innovatiekracht van het bedrijfsleven, de kennisinstellingen en de overheid zal optimaal worden gericht op de transitie naar een duurzame economie en groene groei, mede met het oog op versterking van het concurrentievermogen van de Nederlandse economie.

Om de innovatiekracht van het bedrijfsleven beter te benutten heeft MVO-Nederland, samen met juridisch adviesbureau Corvers, het zogenaamde Trust Agency Model ontwikkeld. De basisgedachte is om de marktconsultatie te laten faciliteren door een onafhankelijke derde partij (MVO-Nederland), geborgd door de juridisch expertise van Corvers. Dat is nog geeneens zo opzienbarend. Interessanter wordt de toevoeging van kennisnetwerken vanuit bedrijfsleven en overheid en het gebruik maken van de kennis van brancheorganisaties. Een andere toevoeging is dat de begeleiding van al deze experts verder gaat dan de marktconsultatie. Ook de opstelling van de aanbestedingsdocumenten en de monitoring tijdens de contractfase zitten in dit model. Je kunt je eisen en wensen nog zo mooi omschreven hebben, zonder goed contractmanagement blijft het een wassen neus.



Ik zie wel wat in dit model. Het is volgens mij niet meer van deze tijd om alles zelf te bedenken. Voor mij is een marktconsultatie dan ook een uitstekend middel om de markt te betrekken. Als geborgd wordt dat een belangrijke hinderpaal, het gebrek aan vertrouwen, weggenomen kan worden; waarom zou je dan geen gebruik maken van deze methodiek? Toepassing van deze methodiek past in ieder geval mooi binnen de innovatieagenda van de Rijksbedrijfsvoering.

Met wederzijds wantrouwen gaan de kosten omhoog en de kwaliteit naar beneden
Met wederzijds vertrouwen dalen de kosten en gaat de kwaliteit omhoog