zondag 29 november 2015

Inkoop en Innovatie


De afgelopen weken heb ik weer een aantal hele interessante, maar ook leuke bijeenkomsten over innovatie mogen bijwonen. Het begon met een bijeenkomst van het Innovatienetwerk van de Rijksoverheid. Gastspreker was de robotvriendelijke futurist en trendwatcher Marcel Bullinga. In een hoog tempo raasde Marcel door een aantal trends die in net zo’n hoog tempo op ons afkomen. Veel daarvan hadden een raakvlak met inkoop, wat het natuurlijk gelijk een stuk aansprekender maakte. Een interessant onderdeel was de ambtenaar van de toekomst, de uberambtenaar. Een aantal voorbeelden van nieuwe banen: de subsidiesloper, de ontregelaar en de opheffer. Weg met het oude dus. Naar de toekomst kijkend; wat denk je bijvoorbeeld van:onderwijsinnovator, beleveniscreator, bestemmingzoeker of stadsverbinder. Allerlei functies waarbij de ambtenaar midden in de maatschappij staat en sociale vaardigheden voorop staan. Marcel eindigde met de vraag of wij al futureproof zijn. Ik was er zelf nog niet helemaal zeker van moet ik eerlijk zeggen. Ik kreeg er in ieder geval wel een hoop energie van het verhaal van Marcel, dus dat zit eigenlijk wel goed.

Daarna mocht ik naar Deventer voor een bezoek aan Luc Kikkert, hoofd inkoop bij de Koninklijke Auping, die van de bedden. Het Nederlands dames hockeyteam was er ook, om een goed bed uit te zoeken. Ik was er voor een goed gesprek. Over duurzaamheid, internationale voorwaarden, circulaire economie. Maar ook over LEAN dat overal zichtbaar is in het productieproces. Doelstellingen van Auping en de Rijksoverheid lagen zo dicht bij elkaar dat we een gezamenlijke presentatie hebben gemaakt voor alumni en nieuwe studenten van de NEVI-PLP opleiding. Heel leuk om op die manier met het bedrijfsleven samen te kunnen werken.




Een week later heb ik, samen met Floris den Boer van PIANOo tijdens de LeveranciersdagRijk nog een presentatie over dit onderwerp gegeven. Een volle zaal met leveranciers met heel veel vragen over het innovatiebeleid van de overheid in relatie tot inkoop. Dat werd bijna als iets tegengestelds gezien. Volgens de deelnemers zouden contracten veel meer ruimte moeten bieden voor innovatie tijdens de contractperiode. Daarnaast moet er ruimte zijn voor experimenten. Ruimte geven voor ontwikkeling terwijl er nog geen vraag voor is. Een mooi voorbeeld is de broedkamer van de Belastingdienst. Daar wordt gewerkt aan meerdere projecten, waarvan er uiteindelijk misschien maar een paar levensvatbaar zijn. Maar dat geeft niet, falen (en leren) hoort er ook bij.
Geconstateerd werd dat er al veel methodieken en procedures zijn die innovatie bevorderen. Met de nieuwe aanbestedingswet wordt dit aanbod verruimd, denk bijvoorbeeld aan het innovatie partnerschap. Maar met alleen methodes en procedures redden we het niet. Een goede samenwerking tussen overheid en bedrijfsleven, meer vertrouwen in elkaar hebben en wederzijds ruimte geven voor mislukken zonder gelijk naar de rechter te stappen zijn wellicht nog veel belangrijker.

zaterdag 29 augustus 2015

Marktconsultatie: meer vertrouwen, betere resultaten



Een aantal jaren geleden bracht PIANOo de handreiking marktconsultatie uit. Toen nog een tamelijk onbekend onderwerp, inmiddels behoorlijk goed ingeburgerd. Dat blijkt wel uit de cijfers van datzelfde PIANOo. in de periode 1 september 2013 – 31 augustus 2014 vonden ten minste 177 marktconsultaties plaats door 106 aanbestedende diensten. Marktconsultaties vonden veelvuldig plaats in de sectoren Software en Informatiesystemen, Bouw en IT-dienstverlening. Bij het Rijk zijn de Belastingdienst en Rijkswaterstaat samen verantwoordelijk zijn voor de helft van alle marktconsultaties binnen het Rijk. Dat lijkt er goed uit te zien.

Toch is dit maar een gering percentage van het totaal aantal aanbestedingen in deze periode. Jeanine Verver noemt in haar afstudeerscriptie voor de Haagse Hogeschool een aantal knelpunten die de toepassing van deze methodiek remmen:

Omgang en delen van vertrouwelijke informatie
Aanbestedende diensten zijn bang om onrechtmatig te handelen wanneer zij één op één gesprekken willen voeren. Marktpartijen geven aan dat zij niet alle informatie willen delen met de concurrentie tijdens de marktconsultatie terwijl de aanbestedende dienst transparant moet zijn in het delen van informatie. Een geïnterviewde spreekt zelfs van een ‘’angstcultuur’’ bij de marktconsultaties. 

Tijd en voorbereiding
Marktconsultaties vergen tijd van de aanbestedende dienst en de opdrachtnemer. Voor het kunnen uitvoeren van een marktconsultatie gaat een voorbereiding vooraf en speelt een rol bij het tijdbestek dat beschikbaar is. Vaak wordt de marktconsultatie te snel uitgevoerd waardoor de markconsultatie niet optimaal wordt benut.

Vraag en doelstelling formuleren
Marktpartijen voelen zich niet serieus genomen wanneer de aanbestedende dienst haar vraag en doelstelling niet deelt met de markt.  Hierdoor kunnen marktpartijen hun risico’s niet inschatten en de kans op deelname kleiner.

Niet of slechte verslaglegging
Een slechte verslaglegging zorgt ervoor dat de marktpartijen zich niet waardevol voelen en ook de keuzes van de aanbestedende dienst niet begrijpen.


Wat ook wel duidelijk is, is dat dit middel vaak te laat wordt ingezet. Het wordt dan gebruikt als een laatste controle op een Programma van Eisen dat al vrijwel is dichtgetimmerd. En dat is een gemiste kans. Het zal duidelijk zijn dat de meeste winst te behalen is in de eerste fase van het inkoopproces; de fase waarin de behoefte wordt gedefinieerd. Waarom zou je daar de markt al niet bij betrekken? Waarom al eisen gaan stellen, zonder dat je goed weet wat de markt te bieden heeft? Ook dan kun je al een marktconsultatie houden. Geen enkele Aanbestedingswet die dat verbiedt. 

Dat is ook de strekking van een van de aanbevelingen van de Tijdelijke Commissie ICT-Projecten bij de overheid, kortweg de Commissie Elias. De Commissie stelde bijvoorbeeld voor om overleg met de markt, voorafgaand aan en aanbesteding, verplicht op te nemen in de nieuwe Aanbestedingswet. Het gaat daarbij dan wel om aanbevelingen voor ICT projecten, maar het nut voor andere leveringen en diensten ligt voor de hand.

Zoals gezegd blijkt de toepassing in die fase nog beperkt. Een heel belangrijke hinderpaal is het genoemde gebrek aan vertrouwen. Dat geldt zowel aan opdrachtgevers- als opdrachtnemerskant. Van beide kanten begrijpelijk, maar ook voor beide kanten op te lossen.

Verleden week sprak ik met MVO-Nederland. Zij komen dit gebrek aan vertrouwen regelmatig tegen bij de implementatie van wensen en eisen op het gebied van duurzaamheid. Zonde, want de markt heeft veel (innovatieve) ideeën op dit vakgebied. Ideeën waarmee Nederland koploper op dit gebied kan worden. Ideeën waarmee het MKB zich kan profileren. Dat sluit goed aan bij de volgende doelstelling uit het Regeerakkoord:

De innovatiekracht van het bedrijfsleven, de kennisinstellingen en de overheid zal optimaal worden gericht op de transitie naar een duurzame economie en groene groei, mede met het oog op versterking van het concurrentievermogen van de Nederlandse economie.

Om de innovatiekracht van het bedrijfsleven beter te benutten heeft MVO-Nederland, samen met juridisch adviesbureau Corvers, het zogenaamde Trust Agency Model ontwikkeld. De basisgedachte is om de marktconsultatie te laten faciliteren door een onafhankelijke derde partij (MVO-Nederland), geborgd door de juridisch expertise van Corvers. Dat is nog geeneens zo opzienbarend. Interessanter wordt de toevoeging van kennisnetwerken vanuit bedrijfsleven en overheid en het gebruik maken van de kennis van brancheorganisaties. Een andere toevoeging is dat de begeleiding van al deze experts verder gaat dan de marktconsultatie. Ook de opstelling van de aanbestedingsdocumenten en de monitoring tijdens de contractfase zitten in dit model. Je kunt je eisen en wensen nog zo mooi omschreven hebben, zonder goed contractmanagement blijft het een wassen neus.



Ik zie wel wat in dit model. Het is volgens mij niet meer van deze tijd om alles zelf te bedenken. Voor mij is een marktconsultatie dan ook een uitstekend middel om de markt te betrekken. Als geborgd wordt dat een belangrijke hinderpaal, het gebrek aan vertrouwen, weggenomen kan worden; waarom zou je dan geen gebruik maken van deze methodiek? Toepassing van deze methodiek past in ieder geval mooi binnen de innovatieagenda van de Rijksbedrijfsvoering.

Met wederzijds wantrouwen gaan de kosten omhoog en de kwaliteit naar beneden
Met wederzijds vertrouwen dalen de kosten en gaat de kwaliteit omhoog




vrijdag 5 juni 2015

Het spel en de regels

Op 4 juni was het weer zover: HET jaarlijkse inkoopfeest voor en door inkopers in de publieke sector. Voor de tiende keer organiseerde PIANOo dit festijn, de afgelopen jaren in samenwerking met NEVI Publiek. Dit keer heel toepasselijk in de Kuip. Geen woorden, maar daden past namelijk helemaal bij PIANOo en het hand in hand, kameraden symboliseert de netwerkgedachte heel mooi.

Dit jaar was het thema Het spel en de regels. Actueler kon het niet. Overheidsinkoop wordt de laatste tijd vaak in één adem genoemd met integriteit. Er gaat heel  veel goed en heel soms gaat het fout. Helaas haalt die laatste categorie de krant, de televisie en de politiek. De overheid koopt niet professioneel in, is dan gelijk het adagium. Maar professioneel opdrachtgeverschap is juist de kern van onze taak. Kennis van markten, producten en bedrijven, proportionaliteit, doelmatigheid, rechtmatigheid én integriteit. En dan ook nog eens Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, innovatie en het bereiken van Value for Taxpayers money. Ga er maar aan staan!


In het plenaire deel van het congres verkenden Kees Verhoeven (kamerlid D66), Muel Kapitein (hoogleraar business ethiek en integriteit) en André Weimar (CPO Rijk) deze vraagstukken verder. Leuk was dat André de tango als inspirerend voorbeeld noemde.  Frank Rozemeijer gebruikte deze vergelijking ook in zijn oratie als hoogleraar Purchasing & Supply Management aan Maastricht University en ik heb hem daarna dankbaar overgenomen in mijn blog over vertrouwen tussen markt en overheidNa ieder filmpje ging een discussiepanel bestaande uit Lotte de Bruijn (directeur Nederland ICT), Philippe Raets (gemeentesecretaris Rotterdam) en Siep Eilander (directeur NEVI Publiek) verder in op stellingen rondom het rapport Elias, integriteit en het vak inkoop. Dit gedeelte werd moeiteloos aan elkaar gepraat door NEVI hoogleraar Bart Vos, ondersteund door een jongleur die, net als een inkoper bij de overheid, moeiteloos diverse ballen in de lucht wist te houden.

Vervolgens ging de ruim 700 (!) aanwezigen uiteen in een aantal  strategische sessies. Ik koos voor de sessie van Frank Rozemeijer en Edwin de Maa (VP For Resale Sourcing bij Albert Heijn) met als titel: Inkoop als vak. Frank ging op de resultaten van het  onderzoek Next generation procurement en  zoomde in op inkoopcompetenties, teamcreativiteit en innovatie. Welke competenties zijn nodig nu van inkoopprofessionals steeds meer gevraagd wordt? Welke cultuur en welk klimaat is daarbij nodig? Edwin vertelde hierna over zijn ervaringen binnen private inkoop. Ik vond dit een bijzonder interessante sessie waarbij mij vooral is bijgebleven dat een inkoper in de toekomst veel meer van zijn rechterhersenhelft gebruik zal maken. Hierbij passen de drie C'S van Creativity, Connect en Courage. Voor innovatie heb ik wel eens over drie gelijksoortige C's gehad: connect, convert en collaborate. Hoog tijd daarna voor de  lunch en het netwerken. Even opladen voor nog eens drie rondes vol kennis en ervaring!

Ik begon de middag met een sessie over de concurrentiegerichte dialoog door Dolf Bruins van het Leids Universitair Medisch Centrum. Hij liet zien welke bijdrage de concurrentiegerichte dialoog kan leveren aan het bereiken van de organisatorische doelstellingen van het ziekenhuis en aan een verbeterde business alignment. Hij gaf aan deze methodiek onder de nieuwe Europese richtlijnen waarschijnlijk makkelijker toepasbaar wordt. Iets om in de gaten te houden.
Bianca Niekus, Jose van der Geest, Naomi Bieri en Evelien de Vust (allen UWV ) noemden  hun sessie  over latrelaties en trouwen met je leverancier. Intrigerend! Om te bepalen op welke manier je met leveranciers wilt samenwerken heeft UWV de 'Samenwerken op Maat'  methodiek ontwikkeld. De methodiek bevat naast een model een uitgebreide receptuur voor het inrichten van de verschillende relatietypes.Hele interessante sessie waar de deelnemers naar huis gingen met een uitleg over de SOM methodiek op een uitvouwbaar creditcard formaat. Handig!

Als laatste zochten Alexander Arsath Ro'is, en Luyke Venema van de  Gemeente Haarlemmermeer de grenzen van het inkoopvak op. Hun mening was dat publieke inkoop traditioneel wordt benaderd vanuit een rechtmatigheids-, juridisch, ethisch of integriteitsperspectief. Bij de gemeente Haarlemmermeer worden de inkoopprofessionals echter ook getraind op het tonen van meer lef. Dat betekent soms een (ingecalculeerd) risico nemen. Ook is de gemeente geïnspireerd door business-gedreven inkoop. De directie heeft de inkopers daarom opdracht meegegeven dat doelmatigheid voorop staat. Leuk om deze sessie bij te wonen want het sloot goed aan bij mijn eigen gedachten over de ontwikkeling van het inkoopvak.

Naar goed gebruik werd deze succesvolle dag afgesloten met een gezellige netwerkborrel en aansluitend diner waar nog uitgebreid werd nagepraat over de opgedane kennis en nieuwe kennissen werden gevonden. 

donderdag 9 april 2015

De concurrentiegerichte dialoog voor een kleinere aanbesteding,




 Uw idee parkeren wij niet

Tot mijn grote genoegen mocht ik een informatiebijeenkomst voor leveranciers en dienstverleners voor (het beheer van) parkeergarages (off-street, heb ik geleerd) bijwonen. De opdrachtgever,  Coöperatie Parkeer Service U.A., mede ondersteund door Jordie van Berkel, is werkzaam voor veertien gemeenten, wil zijn opdracht in twee percelen in de markt zetten. Het eerste perceel conventioneel, het tweede perceel innovatief, beide via de concurrentiegerichte dialoog; met als doel zoveel mogelijk innovaties. De interesse was groot; ik telde zo’n twintig verschillende aanbieders. 

Aanbesteden van parkeergarages is een heikel onderwerp. De politieke gevoeligheid is hoog en de digitalisering gaat steeds verder. Typisch dus een onderwerp waarbij je de expertise van de markt nodig hebt en je je eigen denkbeelden als opdrachtgever los moet laten om innovaties mogelijk te maken. Om dat te doen past de opdrachtgever de concurrentiegerichte dialoog toe, wordt er gewerkt met een outputbestek en worden toetredingsdrempels zo laag mogelijk gehouden. Dat laatste gebeurt bijvoorbeeld door pas na de dialoog de gunningsfase te houden. Alleen de leveranciers die dan nog door willen gaan, hoeven een (beperkt) bestek in te leveren en worden beoordeeld op basis van prestatie-inkoop (de leverancier is de expert).  Voor de liefhebbers: de versimpelde selectiefase vindt plaats voor de dialoog. 
De bedoeling is om meerdere leveranciers over te houden. Daarom wordt een raamcontract afgesloten, mede om de innovatie te blijven bevorderen. Een heel interessante toevoeging was de doelstelling om innovaties te stimuleren door slim risicomanagement. Dat lijkt een tegenspraak, maar als je er goed over nadenkt juist helemaal niet. Ik hoop later nog eens op dit onderwerp terug te komen.



De opdrachtgever is op zoek naar een totaaloplossing, maar weet dat niet elk bedrijf dat kan leveren. Daarom wordt samenwerking tussen leveranciers die een deeloplossing hebben aangemoedigd. Liefst pro-actief, maar ook in de procedure is een stap ingeruimd voor het vormen van combinaties. Door deel te nemen aan deze aanbesteding werken leveranciers ook aan hun eigen ontwikkeling, benut de opdrachtgever hun kennis en ervaring zo optimaal mogelijk en ontstaan er nieuwe ontwikkelingen door nieuwe (verrassende?) samenwerkingsvormen. Hierdoor wordt deze sector, die zich in de Product Life Cycle vooral manifesteert als early of late majority zomaar een innovator of early adopter.  Verandering is dus belangrijk om te blijven bestaan. Dat werd fraai geïllustreerd aan de hand van de Olympische Spelen. Techniek, locatie, verdienmodellen, sponsors; alles is aan verandering onderhevig.

Al met al is dee aanbesteding een heel mooi voorbeeld hoe ook een kleinere organisatie, een vaak als complex omschreven, methodiek als de concurrentiegerichte dialoog toe kan passen. Voor mij is het sleutelbegrip hierbij: vertrouwen in de markt. Zo stimuleert inkoop de markt en worden leveranciers ondernemers!



 

vrijdag 20 februari 2015

Een beetje integer kan niet


Na een aantal jaren stilte staat het onderwerp Integriteit weer volop in de schijnwerpers. De vorige keer was in 2001 en leidde tot Parlementaire enquête naar bouwfraude. De beelden van de uitzendingen op 2 oktober en 28 januari spraken voor zich. Het oordeel van hoogleraar Aanbestedingsrecht Chris Jansen was dan ook duidelijk: Dat is binnen een markt voor overheidsopdrachten die aanbesteed worden volstrekt niet toelaatbaar. En daar heeft hij helemaal gelijk in, daar hoef je geen rechtsgeleerde voor te zijn.


Acties volgden al snel. De Rijksrecherche voert een oriënterend onderzoek uit; de Autoriteit Consument en Markt is bezig met onderzoek
en de quick scanInkoop en integriteit Rijksbreed beeld van beleving en aandachtspuntenvan de Audit Dienst Rijk  lag al op 16 januari in de Tweede Kamer. Uit dit onderzoek blijkt dat in beginsel het huidige stelsel van rijkswaarborgen in de praktijk werkt en de randvoorwaarden voor integer inkopen aanwezig zijn. Critici zullen dan al snel zeggen “ach, dat is de slager die zijn eigen vlees keurt; logisch dat ze niks vinden.” Dat is wel erg gemakkelijk gedacht. Maar het raakt wel een belangrijk punt en dat is Perceptie.




Perceptie was het centrale thema van de presentatie die Henk Wijnen van PIANOo hield voor het Leernetwerk Categoriemanagers op 17 februari. Uit onderzoek van het World Economic Forum bleek dat de frequentie van corruptie bij inkoop loopt van 14% in de OESO landen tot meer dan 60% in Zuidoost Azië. Dat leidt tot een enorme economische schade post. Volgens ander onderzoek  binnen vijf sectoren in acht landen bedragen die voor de overheidskosten tussen de 1,4 en 2,2 miljard euro.

Recent onderzoek van de Europese Commissie uit 2013 laat zien dat maar liefst 33% van de geïnterviewde ondernemers denkt dat corruptie wijdverbreid is bij de inkoop door de Rijksoverheid. Ter vergelijking: dit is 52% bij andere overheden. Als we naar de oorzaken van onregelmatigheden kijken, dan blijkt Nederland er in het onderzoek op een aantal punten nog slechter af te komen dan het Europees gemiddelde. Zo denkt maar liefst 64% dat er betrokkenheid is van inschrijvers bij het opstellen van de specificaties (Europees gemiddelde is 40%) Dat is shocking. Maar als we zien dat 58% denkt dat er onrechtmatig gehandeld wordt bij procedures van gunning door onderhandelingen, dan hebben we het echt over perceptie, want bij mijn weten wordt nog geen 1% van de opdrachten in Nederland gegund via een onderhandelingsprocedure. Ook de Commissie zelf plaatst kanttekeningen bij de uitkomsten. Er blijkt een sterke invloed van gebeurtenissen. Een land neemt maatregelen als er meer casussen ontdekt worden er er meer aandacht van de media en het publiek is. Daarnaast kunnen antwoorden politiek beïnvloed zijn. Toch vindt de Commissie deze enquêtes nuttig omdat zij een belangrijke indicator zijn voor de verspreiding van corruptie in overheidsinkoop.






Daarna was het de beurt aan Bert Boerrigter en Marlies Ypma van de ADR, de opstellers van de quickscan. Uit hun analyse komen de volgende rijksbrede belevingen naar voren:
  1.  De functiescheiding tussen behoeftesteller en inkoper is belangrijkste waarborg én bron van functionele spanning;
  2. De omgang en de relatie met leveranciers is balanceren tussen afstand en nabijheid;
  3. De personele invulling is kwetsbaar: externe inhuur, expertise binnen het Rijk en mobiliteit van personeel.
Over dat eerste punt kwam veel discussie. In de uitzendingen van Zembla ging het bij de Rijksoverheid vooral over behoeftestellers, niet over de inkopers. Dat punt kwam ook sterk naar voren in de navolgende dilemma gesprekken. Uit de voorbeelden die genoemd werden twee goede middelen om zich hiertegen te wapenen genoemd. De eerste was het maken van een risicoanalyse (vooraf uiteraard) en het goed documenteren van alle keuzes en beslissingen. Maar nog veel belangrijker werd de bespreekbaarheid van (het vermoeden) van het schenden van integriteit gevonden. Als dat niet mogelijk is binnen een organisatie, dan heeft geen enkele regel, protocol of integriteitshandboek zin.

Ook het tweede punt leidde volop tot discussie. Duidelijk was wel dat deze uitzendingen niet moet leiden tot het verbreken van contacten met de markt. Kennis van markten en leveranciers is namelijk essentieel voor het werk van categoriemanagers. Ook het opstellen van nog meer regeltjes werd niet als oplossing gezien. Karin Ingelse van Integriteit.nl verwoordt heel kernachtig het gedeelde gevoel van de aanwezige categoriemanagers: "Regels zijn goed, de dialoog is beter."

Simone Roos, Directeur Generaal  Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk van het Ministerie van BZK was zo vriendelijk om mijn blog aan te vullen. Haar woorden: 
Integriteit is een vanzelfsprekendheid voor ons als ambtenaren, vakbekwaam zijn is per definitie integer zijn. Maar contact houden met de markt hoort ook bij ons vak.
Om te weten of we vakbekwaam zijn, is praten over het werk en over de keuzes waarvoor we staan, noodzaak. Onderling en met de leiding.
Dat geldt als je aanvoelt (percipieert) dat er integriteitsaspecten kunnen spelen, maar zeker ook als je denkt dat alles klopt.
Bij het praten over zaken en contacten helpen de regels die er zijn, zeg maar de tien geboden die we allemaal van buiten kennen. Als het gaat om geschenken en uitnodigingen voor diners enzo, weten we dat aangeboden geschenken en diensten altijd moeten worden gemeld, dat boven de 50 euro niets wordt aangenomen en dat uitnodigingen altijd worden besproken en in principe nooit door derden worden bekostigd.
De regels zijn gemakkelijk, de afweging in de praktijk kan soms lastig zijn. Maar als je bedenkt dat het uit te leggen moet zijn op pagina 3 van de Telegraaf, heb je een goede leidraad!


Dat is heldere taal.  Ik sluit af met de memorabele uitspraak die Ien Dales in 1992 deed:
een beetje integer kan niet
Dat heeft niets met perceptie te maken; dat is een feit. Klaar, uit.