zondag 30 november 2014

Leveranciersdag Rijksoverheid

Op 28 november vond alweer de zesde leveranciersdag van de Rijksoverheid plaats. Dit keer georganiseerd door het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Gelijk maar de complimenten voor de prima organisatie! Met ruim 500 inschrijvingen is dit, na het PIANOo-congres, waarschijnlijk het grootste inkoopevenement van Nederland. Het bedrijfsleven was ruim vertegenwoordigd.

De dag werd geopend door de plv Secretaris-Generaal van VenJ, Nicole Stolk-Luyten en door de Directeur-Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Simone Roos. Misschien wat veel aandacht voor functies, maar ik wil er maar mee aangeven dat inkoop serieus genomen wordt bij de Rijksoverheid. Heel serieus.



Simone ging onder meer in op een onderwerp waarmee de overheidsinkoop de laatste tijd in een negatief daglicht werd gezet: integriteit of beter gezegd het vermeende gebrek aan integriteit. Zij maakte de terechte opmerking dat het lijkt of alle schuld bij de inkopers gelegd wordt. Hierbij gaat men voorbij aan de druk die wordt opgelegd vanuit de interne organisaties, door bijvoorbeeld projectverantwoordelijken of door de leiding. Dat maakt het voor inkopers niet makkelijker en ook niet leuker. 

Daarna waren er een groot aantal workshops, voornamelijk gegeven door de categoriemanagers, al of niet bijgestaan door hun contractmanager. Ik heb drie presentaties bijgewoond. Meer kon helaas niet. Wat mij opviel in die drie workshops was de grote mate van openheid naar de markt. Ik was, na alle negatieve berichtgeving, bang dat de afstand tot de markt vergroot zou zijn. Gelukkig bleek dat dus niet het geval. Integendeel; de categoriemanagers wilden heel graag een goed contact met de markt, wilden weten hoe de markt hun kon helpen om beter in te kopen.

De eerste bijeenkomst ging over Grondstoffenmanagement en afvalzorg. Hoe kan ik ervoor zorgen dat het MKB kan meedoen aan onze aanbestedingen? Zijn meerdere percelen de oplossing? Er werden veel waardevolle tips gegeven. Opvallend was dat vanuit de zaal ook kritisch naar de eigen  markt werd gekeken. Stel je op de hoogte van de werking van een aanbestedingsprocedure. Geef antwoord op de vragen die gesteld worden, durf ekaar op te zoeken om gezamenlijk in te schrijven. Leuke discussie!

De volgende workshop ging over de weg naar een duurzame Bedrijfscatering. De meningen over de invloed van de catering op de vitaliteit van de werknemer waren verdeeld. Te  weinig invloed (alleen de lunch), te betuttelend om alle vette hap te verbieden of just een volmondig Ja! Invloed zit dan vooral in de keuze van het aanbod, voorlichting en het verminderde gebruik van verpakkingsmateriaal. Je proefde de emotie die verbonden is aan dit onderwerp.

Mijn laatste sessie was de categorie Inkoop-, aanbestedings- en juridisch advies. De startvraag was heel open: hoe moeten wij als overheid beter aanbesteden? Dat werd het begin van een bijzonder geanimeerd gesprek, waar heel veel onderwerpen ter sprake kwamen. Een paar highlights, die ik ook al in de andere sessies hoorde: meer kennis van de markt, vaker marktconsultaties houden, vaker gebruik maken van prestatie-inkoop (Best Value Procurement) en meer aandacht voor contractmanagement. Met andere woorden: meer contact tussen overheid en markt.

Het mooist werd dat laatste geïllustreerd door de afsluitende oproep om een vervolggesprek te voeren. "Geef mij je kaartje en ik maak een afspraak" zei de laatste spreker. "Echt waar; doe je dat??" was een verbaasde reactie uit de zaal. "Ja, echt waar, ik vind het namelijk heel normaal om met elkaar te praten" zei de even verbaasde categoriemanager.

Het gesprek met elkaar aangaan. Dat was de geslaagde bedoeling van deze dag en werd het mooie vervolg. Volgens mij is de basis voor waardecreatie gelegd.

r

zaterdag 15 november 2014

Kwaliteitsmanagement bij de rijksinkoop

Sinds een maand ben ik werkzaam bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Als kwaliteitsmanager inkoop heb ik misschien wel de leukste inkoopfunctie bij het Rijk. Ik hoop overigens dat iedereen dat van zijn eigen functie zegt!
Een heel andere omgeving dan bij PIANOo, dat was vanaf binnenkomst wel duidelijk. Ik viel midden in de Zembla hectiek en vervolgens in de publicatie van het rapport van de commissie Elias. Voordat ik goed en wel geïnstalleerd was, was ik al druk bezig met de beantwoording van kamervragen en aan het meeschrijven aan de kabinetsreactie op het rapport. Inkoop was nog nooit zo politiek als nu.
Heel leuk om binnen zo'n korte tijd op zo'n totaal andere wijze met het inkoopvak bezig te zijn.Want dat wordt met alle negatieve publiciteit nog al eens vergeten: inkoop, en zeker de overheidsinkoop, is een betrekkelijk jong vakgebied dat nog volop in ontwikkeling is. Dat was voor mij een belangrijke reden om bij de rijksinkoop te gaan werken. Daar is de ontwikkeling volop in gang en daar wil ik graag een bijdrage aanleveren. Nu ik dit type bedenk ik mij trouwens dat dit ook een zin uit mijn sollicitatiebrief was!

Een heel belangrijke stap in de richting van een professionele rijksinkoop is al gezet met de vorming van twintig inkooppunten in plaats van de ongeveer 300 die er eerst waren. Het invoeren van categoriemanagement was een tweede. Een heel groot deel van de generieke inkoop van de rijksoverheid loopt via één van de 34 inkoopcategorieën. Die inkooppunten en het categoriemanagement zijn zich nog aan het in meer of mindere mate aan het ontwikkelen. En daar komt het kwaliteitsmanagement om de hoek kijken.
Bij de rijksoverheid is gekozen voor het Michigan State University model oftewel het MSU model om inkoopprocessen te benchmarken. Dit model onderkent veertien processen: acht strategische en zes ondersteunende. Mijn persoonlijke missie is om zoveel mogelijk (lopende) verbeteracties te vatten in deze processen. Zo valt categoriemanagement onder strategisch proces 2: ontwikkelen van een strategisch inkooppakket. Na dat voor allerlei activiteiten vastgesteld te hebben is het vervolg om te bepalen welk niveau we nu hebben, welk niveau we willen bereiken en wat daar voor nodig is. Heel leuk vond ik dan ook dat een collega die zich met rijksbrede inkoopinformatievoorziening bezig houdt naar mij toe kwam met de vraag wat hij kon bijdragen aan de score binnen het MSU model (ondersteunend proces 5: informatietechnologie voor inkoop).


In mijn takenpakket zit het onderwerp opleidingen. Dat past mooi in het ondersteunende proces 6: HRM. Naast het maken en beheren van een jaarlijks opleidingsplan, hou ik mij dan ook ook bezig met strategisch personeelsbeleid. De andere grote klus uit mijn takenpakket is Innovatie. Dat plaats ik onder strategisch proces 5: optimaliseren van product/procesinnovatie en -ontwikkeling. Zo krijgt alles een plaats en zijn we gestructureerd aan het werken aan een professionele rijksinkoop.
Wat het werk voor mij extra leuk maakt is dat ik overal mensen tegenkom die enthousiast bezig zijn met met één of ander onderdeel van de MSU processen. Die mensen probeer ik bij elkaar te brengen en te ondersteunen.


Ik ben er heilig van overtuigd en heb ook al gemerkt dat er binnen de rijksoverheid heel veel mensen zijn met hart voor het inkoopvak. Daarmee is de eerste  grote stap op weg naar Purchasing Excellence al gezet!