vrijdag 30 mei 2014

Overheidsinkoop: buitengewoon



Buitengewoon, dat was de titel van alweer het negende PIANOocongres en het tweede dat we samen met NEVI Publiek organiseerden. En buitengewoon was het ook. Omdat dit ook voor alle vorige keren gold, was de titel zelf dus eigenlijk niet zo buitengewoon. In mijn ogen heeft het buitengewone twee oorzaken: de sfeer en de inhoud. Voor veel deelnemers is het een soort reunie, een mogelijkheid hun collega's, die uit het hele land komen, weer eens te spreken. Niet voor niets staat het tweede deel van onze naam voor Netwerk Overheidsopdrachtgevers! 
De dag begon met een plenaire talkshow over de ontwikkelingen en uitdagingen van overheidsinkoop. Een aantal aansprekende namen uit ons netwerk voerden een linteressante discussie rondom een viertal actuele inkoopthema's. De discussie werd verlevendigd met een aantal animaties, videoboodschappen en korte presentaties

Ook in de laatste ronde was van de deelsessies was er een discussie met een aantal bekende namen. Een van hen was de opper-inkoper van de Rijksoverheid: CPO Siep Eilander. Na ruim zeven jaar nam hij afscheid van ons. In die jaren heeft de rijksinkoop onder leiding van Siep een enorme professionaliseringsslag doorgemaakt. Mooi werk Siep! 



Terug naar de succesfactoren van ons congres. De inhoud  heeft te maken met het eerste deel van onze naam: Professioneel en Innovatief Aanbesteden. Over de inhoud van de deelsessies blijf ik mij nog steeds verbazen. Ieder jaar lukt het weer een werkelijk overvol programma te maken, waar voor iedereen veel te leren valt, ondanks de grote verscheidenheid in ervaring, kennis en interesse van alle deelnemers. Het mooie is dat de inhoud verzorgt wordt door de deelnemers zelf. Zoveel sessies betekent dus ook dat er heel veel gebeurt binnen het vakgbied van de inkoop van de overheid. Zo mag het toch wel heten: overheidsinkoop is een eigen vakgebied dat steeds professioneler wordt, met heel veel interessante onderwerpen.Twee van die onderwerpen licht ik er uit, niet geheel toevallig omdat ik bij de voorbereiding van die sessies betrokken was. 

De ene was de inkoop van zorg door gemeenten. Net als verleden jaar hebben we deze sessies nauw samengewerkt met bracheorganisatie Actiz. Dat vind ik belangrijk. Als we zelf zeggen dat een goede samenwerking met de markt belangrijk is, dan moeten we het goede voorbeeld geven. Inkoop van zorg is voor mij het belangrijkste inkoopthema binnen de overheid. Ik was daan ook blij met de hoge opkomst bij deze sessies. Het waren dan ook heel interessante onderwerpen: subsidie of inkoop? (Maasdam/ Broers/ Fischer advocaten), inkoopstrategie voor jeugdzorg (regio Noord-Veluwe), innovatie en besparingen door samenwerking (Peel en Maas) en zorg als Dienst van Algemeen Economisch Belang (Alkmaar)

Het andere onderwerp was contractmanagement. Tot mijn grote genoegen behoorden die vier sessies tot de eersten die volgeboekt waren. Het leuke van die sessies was dat ze door vier totaal verschillende organisaties werden gegeven, de onderwerpen heel verschillend waren en ze ook nog eens verschillende productgroepen betroffen. Dat geeft gelijk al aan dat contractmanagement een heel breed onderwerp is. Het is dan ook goed dat de belangstelling voor dit onderwerp stijgende is. De onderwerpen waren contract compliance (TU Twente), lastig met veel min of meer zelfstandige diensten, maar mooi aangepakt. Inrichten van contractmanagement bij gemeente Zaanstad, heel leerzaam voor organisaties die contractmanagement willen invoeren. Nut en noodzaak van contractmanagement door Legalz, ondersteund met voorbeelden vanuit ICT-hoek. De praktijk van contract- en leveranciersmanagement, een kijkje in de keuken van de Rijksgebouwendienst, nu het Rijksvastgoedbedrijf. Mijn oude werkgever. Mooi om te zien hoe mijn collega Cor Slobbe dit binnen zijn organisatie heeft geimplementeerd.

Volgend jaar zou ik deze twee onderwerpen graag willen combineren: contractmanagement in de zorg. "Ambtenaren worden steeds meer contractmanagers" zei Wmo-programmamanager Rike van Oosterhoudt van de gemeente Alphen aan den Rijn verleden week al op gemeente.nu. Dat denk ik ook. Contractmanagement zou wel eens het belangrijkste onderdeel van het hele inkoopproces in de zorg kunnen zijn. Ook wel heel spannend. Hoe meet je de kwaliteit van die zorg? Welke invloed heeft de burger? Wat is belangrijker: de kosten of de kwaliteit? Hoe spreek je zorgondernemers hier op aan? Zo maar wat vragen die nu al bij mij op komen. Heel benieuwd hoe daar in de praktijk mee omgegaan wordt. Volgens mij hebben we voor volgend jaar dus alweer een paar buitengewone sessies op het programma!

Tot dan, op het tiende PIANOo-congres!!!





maandag 26 mei 2014

Best value for taxpayer's money



Best value for taxpayer's money, meer waarde voor de centen van belastingbetaler; dat is toch wel het adagium voor de overheidsinkoper. Na de bouwfraude werd dit vooral gezien als financiƫle waarde. Inkoop was vooral kosten gedreven. Door angst voor nog meer schandalen werd er in bestekken tot in detail voorgeschreven waar de opdrachtnemer aan moest voldoen. Het enige waar nog aan gesleuteld mocht worden was de prijs. Door de opdrachtgever was al helemaal uitgedacht WAT er gedaan moest worden; hij ging op de stoel van de opdrachtnemer zitten. De focus lag op regeltjes, op de eigen organisatie. Als ik het inkoopvolwassenheidsmodel er bij neem spreken we over de fasen 1 en 2. Ik noem dit inkoop 1.0.

Verleden jaar werd de Aanbestedingswet van kracht. Een belangrijke doelstelling is het creĆ«ren van zoveel mogelijk maatschappelijke waarde. Maatschappelijke waarde, dat is al meer Value. Het initiatief verschuift naar de opdrachtnemer. Deze wordt gevraagd iets te gaan doen. Het gaat nu minder om het WAT en meer om het HOE. Competenties en vaardigheden zijn belangrijk. Er komt aandacht voor de buitenwereld. Dat is wat ik inkoop 2.0 noem. Inkoop bevindt zich dan in het  inkoopvolwassenheidsmodel in de fasen 3 en 4, op de omslag van interne naar externe focus.

Zijn we er dan?  Het zal duidelijk zijn, in mijn ogen nog niet. Met het denkmodel van Simon Sinek in gedachten mist het WAAROM. Het gaat hier om drijfveren, betrokkenheid, motivatie en jawel: om waarden. Niet alleen die van de opdrachtgever, maar net zozeer die van de opdrachtnemer. Misschien juist nog wel meer vanuit de opdrachtgever. Dat kan alleen maar door als opdrachtgever los te durven laten, door de leveranciersbetrokkenheid flink te vergroten. Niet voor niets is dit het kenmerk van de fasen 5 en 6 van het inkoopvolwassenheidsmodel. Ofwel de heilige graal voor de professionele inkoper. Inkoop 3.0 dus.

Kunnen we als (overheids)inkoper uit die graal drinken? De cijfers lijken te zeggen van niet. De beste organisaties scoren een vier, slechts een hele enkeling zal op deelaspecten hoger komen. Binnen de overheid ligt dit over het algemeen nog lager. Geketend door wetten, procedures en bureaucratie blijft de focus intern gericht. Toch bieden diezelfde wetten nog genoeg ruimte. Binnen de zorg is het bestuurlijk aanbesteden zeer populair. Ruimte voor de zorgondernemer, toegevoegde waarde voor de burger.

Maar er bestaat ook zoiets als prestatieinkoop, in het Engels Best Value Procurement (BVP). Best values, die wilden we toch binnenhalen voor de belastingbetaler?
BVP is een inkoopmethodiek waarbij de inschrijvingen worden gewaardeerd volgens het principe dat de meeste waarde moet worden verkregen voor de laagste prijs. Aanbieders krijgen de kans om hun expertise maximaal te laten zien. De expert krijgt hierdoor alle ruimte om zich te onderscheiden van zijn concurrenten. Maar wat maakt iemand tot een expert? Een expert combineert bovenstaande vaardigheden: Hij beschikt over de juiste balans van benodigde kennis (Denken), Vaardigheden (Doen) en houding (Voelen). Deze vormen samen zijn persoonlijkheid, zijn gedrag. In onze westerse maatschappij zijn we al te lang uitgegaan van eerst denken en dan doen. Voelen was soft. Maar de beste prestaties worden geleverd door mensen die vanuit hun hart werken, met passie voor hun zaak gaan. Eerst voelen dus. Klinkt vreemd, zeker voor een overheid.

Maar het mooie is: juist de inkopers vanuit de overheid hebben de Best Values methodiek met succes omarmd! Rijkswaterstaat won er de prestigieuze Dutch Sourcing Award mee. Niet alleen de eerste prijs in de categorie Operational Excellence werd binnengehaald , maar ook de  prijs voor de beste inkoopprestatie van het jaar. Deze maand ging een andere prijs, de Best Values Award naar de provincie Noord-Holland. Verleden jaar was dat de Hanze Hogeschool. En het zou mij niets verbazen als volgende jaar een Waterschap in de prijzen zou vallen.

Om af te sluiten met de cijfers, de dominante informatie in Best Value termen: bij Rijkswaterstaat had bij  zo’n 30% van de best value projecten de winnende inschrijver zowel de beste kwaliteit als de laagste prijs. Op 1 na scoorde de winnende inschrijver de beste of 1 na beste kwaliteit.

Dat voelt goed!