zaterdag 5 januari 2013

De ontwikkeling van de (overheids)inkoop

In deze periode van het jaar wordt traditiegetrouw achteruit en vooruit gekeken. Wat gebeurde er en wat staat er te gebeuren? Dat wil ik ook eens voor het inkopen van de overheid doen. Hoe heeft dat zich ontwikkeld en waar gaat het heen? Ik werd daarbij op weg geholpen door het lezen van het boek Society 3.0 van Ronald van ’t Hoff. Hij beschrijft daarin vier stadia van ontwikkeling van de Nederlandse maatschappij. Ik vertaal die stadia naar inkoop en beperk mij nog tot drie stadia.

Inkoop 1.0
In dit stadium is geld is de bepalende factor. Het aanbesteden gebeurt op laagste prijs. Er is een strakke hiërarchie in de waardeketen. De overheid is opdrachtgever en schrijft voor wat de private sector moet uitvoeren. Kennis over inkoop is gefragmenteerd beschikbaar. De private sector krijgt geen kans om zich te onderscheiden van de concurrentie, dan op basis van prijs. Dit leidt nogal eens tot aanbiedingen onder de kostprijs en tot speculatief inschrijven. Wat beloofd wordt, wordt niet waargemaakt. Dit veroorzaakt een negatieve spiraal van alsmaar dikkere bestekken, nog meer ontduikgedrag en tot een toenemend aantal rechtszaken. Het wantrouwen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer neemt alsmaar toe en drukt zich uit tot scherpe controles en het opnemen van uitgebreide bonus/malus regelingen in de bestekken. Er is weinig tot geen communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, zowel voor, tijdens als na de aanbestedingsprocedure. Er is vooral aandacht voor de functiegerichte component (de hard skills). Inkopers ontmoeten elkaar in Communities of Interest om informatie uit te wisselen en om vragen te stellen en antwoorden te geven. Dit komt vooral omdat inkoop en de rest van de organisatie (de business) niet met elkaar optrekken.
Het gaat in dit stadium vooral om wat mensen doen en zeggen. Je zou dit kunnen vergelijken met het Lichaam.

Inkoop 2.0
In dit stadium worden de eerste stappen naar stakeholderdenken gemaakt. De overheidsorganisatie opent zich en gaat een dialoog aan met stakeholders (al of niet via social media). Het aanbesteden gebeurt meer en meer op basis van de Economisch Meeste Voordelige Inschrijving. Naast het geld worden andere criteria belangrijk. Als eerste kwaliteit, maar later worden er steeds meer beleidsdoelstellingen aan toegevoegd. Voorbeelden zijn duurzaamheid, social return en aandacht voor het lokale MKB. De private sector krijgt hierdoor meer kans om zich te onderscheiden. Ook de dialoog tussen opdrachtgever en opdrachtnemer verbetert. Voorafgaand aan de aanbesteding worden meer en meer marktconsultaties gehouden, waarbij de potentiële opdrachtnemers de kans krijgen hun kennis te tonen. Tijdens de aanbesteding wordt gebruik gemaakt van procedures als de concurrentiegerichte dialoog . Na de aanbesteding vindt er meer overleg plaats over de voortgang van de opdracht en krijgt de opdrachtnemer de kans gemaakte fouten te herstellen. In diverse sectoren (met name de zorg) wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde 2B-procedure, waarvoor een veel minder streng aanbestedingsregime geldt.
Taken worden uitgebreid met contract- en leveranciersmanagement en er ontstaat een nauwere samenwerking met de business binnen het bedrijf. De mensgerichte component (de soft skills) wordt belangrijk, want uitbreiding van taken vereist de nodige vaardigheden.

Inkopers werken samen in Communities of Practice met als doel kennis- en competentieontwikkeling, verdieping en verbreding van de vakontwikkeling. Argumenten en bewijs zijn in dit stadium belangrijk. Het gaat om bewuste gedachten, om rationaliteit. Je kunt dit vergelijken met het Hoofd.

Inkoop 3.0
De traditionele hiërarchische waardeketen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer verdwijnt en wordt vervangen door een waardenetwerk, waar het van minder groot belang is wat de kerncompetenties van een actor in het netwerk zijn. De kracht van het netwerk is namelijk meer dan de som der delen. Het netwerk als geheel krijgt daarmee ook een duurzaam competitief voordeel omdat alle actoren waarde toevoegen en waarde ook weer gedeeld wordt. Als dit erkend wordt door de actoren zal er een lange termijn relatie ontstaan waarbij continu waarde gecreëerd en gedeeld wordt door innovaties, ontstaan uit co-creatie. Van de leiders wordt daarmee verbindend leiderschap verwacht. Visie, betrokkenheid, eerlijkheid, openheid zijn kernwaarden. Goede communicatie tussen de actoren is van groot belang. Inkoop wordt een klein en integraal onderdeel van de organisatie en werkt nauw samen met de strategische beleidsmakers om de juiste actoren in het netwerk te krijgen. Mensen werken op basis an gelijkwaardigheid en met eenzelfde doel samen in Communities of Purpose, waar kennis in de juiste context wordt verbonden. Kapitaal wordt niet alleen in geld uitgedrukt, maar ook in de vorm van sociaal kapitaal.
Als waarden, gedachten en verwachtingen zo centraal staan, dan is dit stadium het beste te vergelijken met het Hart.

Ik wil hiermee niet beweren dat het ene stadium beter zou zijn dan het andere.Volgens mij zou je de diverse stadia niet generiek moeten zien, maar onderscheid moeten maken naar het type inkooppakket en misschien zelfs naar individuele aanbesteding. Wat belangrijk is, is dat Inkoop als professie evolueert. Lichaam, hoofd en hart gaan steeds beter samenwerken. De inkoper die hier in meegaat, krijgt een steeds mooier vak is mijn stellige overtuiging!




lees ook het blog: veranderend medialandschap leidt tot meer aandacht voor het individu en vooral de interessante reacties.