woensdag 26 september 2012

Competenties van de inkoper anno nu

Het vak van (overheids)-inkoper verandert. Niet zo maar een beetje of heel geleidelijk. Nee; het vak, dat eigenlijk geeneens zo oud is, verandert waarschijnlijk veel sneller en heftiger dan de meeste vakgebieden. Nog niet zo lang geleden was het een taak die je erbij nam of was het een functie die vooral vervuld werd door collega’s uit de facilitaire hoek. Inkoop zat in het souterrain of ergens achteraf in een kamertje. Meer een noodzakelijk kwaad dan gewaardeerde collega. De opstelling van de inkoper maakte dat beeld niet beter. Hij bepaalde wel wat goed voor de organisatie was of kwam te pas en eigenlijk vaker te onpas met de regeltjes aanzetten. Tja, zo maak je je niet populair in een organisatie waar iedereen zijn zaakjes zelf wel het beste kon regelen.

En de benodigde competenties dan? Was weinig aandacht voor. Eén van de weinige skills die ontwikkeld werd was een hard skill: het onderhandelen. En laat nou juist die skill binnen de overheid lastig meer toe te passen zijn. Door alle aanbestedingsregels en alle opgeklopte heisa daaromheen werd onderhandelen bijna besmet verklaard en werd een zelfs een speciale, strak geregelde procedure vastgesteld, die slechts bij uitzondering mocht worden toegepast.
Ondertussen veranderde de wereld om de inkoper. Door allerlei bezuinigingsmaatregelen zagen bestuurders inkoop plotseling als een nuttig instrument om kosten te besparen. Daarnaast ontdekten ze dat je met inkoop ook allerlei beleidsdoelstellingen kon realiseren.

Dat plaatst de positie van de inkoper in een heel nieuw perspectief. Er zijn veel meer competenties nodig. Dat zie ik de laatste tijd nadrukkelijk om mij heen. Eerst in de eigen organisatie. Bezuinigingen, mensen weg, wat doe je met de mensen die overblijven? Plotseling blijkt dat je met een minder aantal mensen toch nog een hoop werk moet doen en wordt het soms duidelijk dat een competentieprofiel geen onderdeel van de selectieprocedure uitmaakte. Dat gaat nu wel bij de inkooptak van de Rijksoverheid gebeuren. Ik mocht de afgelopen tijd een aantal sessies bijwonen waar het zogenaamde Functiehuis van het Rijk werd afgezet tegen de diverse inkoopfuncties. Daarnaast kwamen tijdens het afgelopen NEVI Nyenrode congres ook allerlei inkoopcompetenties naar voren. En jawel, het eerste blok van de NEVI3 opleiding waar ik aan ga deelnemen staat ook bol van de competenties.

Welke competenties moet een moderne (overheids)inkoper dan hebben? De resultaten van de enquête die gepresenteerd werd op het afgelopen PIANOo-congres geven daar een richting voor. Veel inkopers vonden dat de baas hen niet zag staan. Ze doen hun werk prima, maar ze komen niet aan tafel bij de bestuurder. Ze hebben blijkbaar geen invloed.

Als we competenties zien als een combinatie van kennis en vaardigheden, dan zit het blijkbaar met de kennis van de meeste inkopers wel goed. Vaardigheid is dus het sleutelwoord. Vaardigheid om wat? Om aan tafel te komen denk ik, als volwaardige gesprekspartner gezien te worden (zowel bij interne klant als bestuur als bedrijfsleven). Daar horen vaardigheden bij als klantgerichtheid, interdisciplinair samenwerken, maar ook communicatieve vaardigheden (goed kunnen luisteren en de juiste vragen stellen bijvoorbeeld), omgevingsbewustzijn (intern en extern. Dat betekent ook een heel andere houding ten opzichte van leveranciers. Die moeten niet meergezien worden als kwaadaardige exponenten van een boze buitenwereld, maar als personen/organisaties die kunnen bijdragen aan het verwezenlijken van de doelstellingen van de eigen organisatie.

Waarschijnlijk valt hier nog heel veel meer over te zeggen, maar ik wil afsluiten met een mooi voorbeeld van Rijkswaterstaat waarbij opdrachtgever, opdrachtnemers en de belastingbetaler de vruchten plukten: opdrachten binnen tijd en kosten klaar en het aantal files drastisch verlaagd. En waardoor? Door inkopers die goed naar de interne klant, de opdrachtgever en de markt luisterden en de juiste vragen stelden. Met de behaalde resultaten kregen ze invloed binnen de eigen organisatie. Tijdens de International Public Procurement Conference werden de resultaten van Rijkswaterstaat aan wetenschappers en praktijkmensen uit de hele wereld getoond. Ook dat is een vorm van invloed krijgen.

Inkoop: het is al een mooi vak en het wordt, met de juiste competenties, alleen maar mooier!

(met dank aan Gerco Rietveld voor de inspiratie)