zaterdag 8 december 2012

De prins komt niet te paard, een inkoopsprookje

Bij zijn oratie gebruikte Frank Rozemeijer in 2009 het sprookje van Doornroosje als een metafoor voor de ontwikkeling van de inkoopfunctie. Op het einde van zijn versie slaapt Doornroosje nog steeds en is het nog steeds wachten op de prins op het witte paard. In dit blog schets ik een mogelijk vervolg op het sprookje.

Een lange stoet mensen uit het Gemeenterijk nadert het kasteel van Doornroosje met de fraaie naam “Het huis der Gemeente”. De prins gaat voorop, maar hij is niet te paard. Hij zit in zijn rolstoel, zijn grijze manen wapperden om hem heen. Zijn gevolg is een illuster gezelschap. De cavalerie in rolstoel of met rollator, velen even grijs als de prins, maar ook veel jongeren volgen hem. Sommigen hebben een drankfles in de hand, anderen achterloos een joint in de mondhoek. Onverschrokken gaat de prins het kasteel binnen. Met de invalidenlift gaat hij omhoog naar de kamer van de prinses. Even kijkt de prins naar het liefelijke gelaat van de prinses om haar vervolgens zachtjes wakker te kussen. Verbaasd keek de prinses om zich heen. Wie waren al die mensen? Toen ze uit haar raam keek bemerkte dat het landschap van haar koninkrijk veranderd was. Ze zag verzorgingshuizen, aanleunwoningen en merkte dat ze in een zorglandschap ontwaakt was. Hoe kon dat gebeurd zijn?

Tijd om een stapje terug in de tijd te maken en te vertellen wat er tijdens de slaap van Doornroosje gebeurd was.
Haar generaal had een aantal jaren geleden een grote veldslag gevoerd onder de naam “Transitie Huishoudelijke Verzorging”. Die strijd was onlangs verplaatst vanuit het land naar gemeente. De codering was veranderd. Heette het eerst AWBZ, nu werd het WMO genoemd. De generaal was een oude veteraan uit vele aanbestedingsveldslagen en hij had een beproefde methode. Het gemeentehuis was zijn bastion dat hij zwaar versterkt had. Hij had allerlei voorzorgsmaatregelen genomen zodat geen enkele vijand het gemeentehuis kon binnendringen. Onbereikbaar was hij voor de nieuwe vijand die de naam ‘Zorgondernemer’ had. Deze vijand was onervaren in de strijd, had geen geoefende troepen en zijn kroontjespen was niet scherp gesneden. De leider nam het heft zelf in handen en zette zijn favoriete wapen in: de laagste prijs. Dit was een beproefd en verschrikkelijk wapen. Zijn vijanden hadden er geen antwoord op en konden hun bekwaamheden niet in de strijd tonen. De slag begon. Eerst wat kleine schermutselingen waarbij de kleine zorgondernemers snel het onderspit delfden. De strijd werd grimmiger en het strijdtoneel verplaatste zich naar de rechtszaal. In ruim 20% van de veldslagen eindigde de strijd daar. Soms won de leider, soms de zorgondernemer. Toen de strijdnevelen waren opgetrokken kon de balans van het totale gevecht opgemaakt worden. De gezamenlijke conclusie uit het Gemeenterijk en vanuit de zorgondernemer was: Dit nooit meer!
Helaas voor de beide partijen komen er weer veldslagen op hen af. Ze hebben, net als orkanen, al namen gekregen zoals Transitie extramurale begeleiding of Transitie Jeugdzorg. Doornroosje is snel van begrip en beseft dat ze een ander soort leider in haar koninkrijk nodig heeft. Ze raadpleegt haar assistenten. Een van hen weet te melden dat er in een verzorgingshuis een meisje werkt dat Assepoester heet en dat zij aan het inderhaast gemaakte profiel voldoet. De lakeien worden uitgezonden om Assepoester op te halen. Als zij bij het verzorgingshuis aankomen treffen zij Assepoester aan achter haar stofzuiger. Zij vertellen Assepoester van de vraag van de prinses.

Assepoester overziet het zorglandschap goed en beseft dat zij de lastige taak heeft een strijd op meerdere velden tegelijk te voeren, met verschillende spelers. Een strijd die nooit te winnen is, tenzij…..
Assepoester krijgt een heldere omgeving en besluit Vertrouwen, Openheid en Samenwerking tot de basis van haar strategie te maken. Zij beseft ook dat zij niet alle kennis in huis heeft en gebruik moet maken van de kennis van alle betrokkenen om haar heen.
Assepoester knoopt haar schort los, pakt haar laptop en print nog even snel haar leiderschap CV en haar sollicitatiebrief. In die brief beschrijft zij haar strategie voor de komende gebeurtenissen. Haar CV en deze brief zijn opgenomen in mijn eerste essay voor NEVI PLP (Purchasing Leadership Program).

En hoe dit deel van het sprookje afloopt? De tijd zal het leren………


maandag 26 november 2012

Goed besteed!

Hij is er dan eindelijk. De nieuwe aanbestedingswet. Lijkt wel een beetje op een Sinterklaas cadeau, vol verwachting klopte ons hart. En is die verwachting na al die jaren waargemaakt? Tja, daar zijn de meningen over verdeeld. Lenneke Arts heeft een aantal voor- en nadelen in haar blog. Uit dit blog blijkt wel dat het MKB over goede lobbyisten beschikt. De wet houdt volgens Onno van Veldhuizen, burgemeester van de gemeente Hoorn echter minder rekening met de overheid:
“Ik vrees voor de administratieve lasten. We moeten zo ongeveer iedere keuze bij de selectie verantwoorden. De snelheid gaat daardoor omlaag en de kosten en risico’s omhoog. Dat is bepaald geen voorbeeld van dereguleren.”
Dat klinkt niet best, maar is die opmerking wel helemaal terecht? PIANOo en NEVI-Publiek organiseerden samen de afgelopen weken 9(!)regionale bijeenkomsten over de nieuwe aanbestedingswet (de 10e volgt). Gemiddeld 70-80 deelnemers per keer. Wat zijn daar de reacties?

Allereerst blijkt steeds dat de wet weinig gelezen is. De Gids Proportionaliteit trekt meer lezers. Waarom? Zouden inkopers vooral praktisch ingestoken zijn en vooral zoeken naar handleidingen? Dat beeld blijkt niet helemaal te kloppen want iedere bijeenkomst zijn er weer deelnemers die. met hun enorme kennis, de aanwezige medewerkers van het ministerie van Economische Zaken het vuur aan de schenen leggen. Ik heb trouwens best wel bewondering voor dzee medewerkers, want ze kwamen toch iedere keer maar weer hun verhaal vertellen aan mensen die al tot over de oren in hun werk zitten en er nu nog eens een extra stapel werk dreigen bij te krijgen. In dit soort gevallen blijkt trouwens ook gelijk de kracht van een kennisnetwerk. Er is een onduidelijkheid in de wet. Bijvoorbeeld: wat wordt er bedoeld met “maatschappelijke waarde?”. Die vraag wordt vervolgens op het discussieplatform PIANOo-desk uitgezet en binnen de kortste keren is er een duidelijk antwoord dat gelijk in de presentaties verwerkt wordt. Mooi!

Verder blijkt dat er maar weinig overheidsorganisaties zijn die zich al uitgebreid hebben voorbereid op de invoering van de nieuwe wet. Waan van de dag, doorgaan met de stapel aanbestedingen die de collega’s op je bureau hebben neergelegd en hopen dat de wet wordt uitgesteld. Op moment van schrijven is het overigens nog niet duidelijk wat de ingangsdatum wordt. Officieel wordt nog steeds 1 januari 2013 aangehouden. En dat betekent nogal wat voor de meeste overheidsorganisaties. Vooral het aanbesteden onder de drempel blijkt een heikel punt. Veel overheidsorganisaties kennen gedelegeerde bevoegdheden en de daarbij behorende budgetten. Een groot deel van die budgetten gaat op aan de zogenaamde meervoudig onderhandse aanbestedingen. Voor veel inkopers een black box. Iemand noemde het treffend “aanbesteden onder het vloerkleed”.
En juist daar ligt volgens mij de grootste uitdaging. Als een groot deel van het budget opgaat aan kleinere bedragen (opdrachten), dan zou het MKB (en zeker de ZZP’er) daar toch juist de meeste kans moeten maken?

Zou het nou niet mooi zijn als een organisatie met deze opdrachten een groot deel van zijn beleidsdoelstellingen zou vervullen? Ik noem een paar hele reële opties: het MKB, innovatie, duurzaamheid, social return. Enorme kansen!
Ga daarom eens met het lokale of regionale MKB praten en vraag aan hen wat objectieve criteria zijn om op basis van deze doelstellingen ondernemers te selecteren.
Even terzijde, een mooi voorbeeld van Synchroniciteit: toevallig (?) ontmoette ik verleden week Linde Gonggrijp, directeur van FNV-ZZP. Zij was op zoek naar een mogelijkheid om het belang van ZZP’ers onder de aandacht van de gemeentelijke inkopers te brengen. En ik was op zoek naar een gesprekspartner om de problemen van de gemeentelijke inkoper mee te bespreken. Afspraak was snel gemaakt, helemaal leuk!

Ik citeer tenslotte twee Tweets: een professionele inkoper heeft deze aanbestedingswet niet nodig en de aanbestedingswet is niet het probleem van de afdeling inkoop , maar een uitdaging voor de organisatie. Dat zijn uitspraken waar ik echt blij van wordt. Dat doet mij ook beseffen dat ik het niet helemaal eens ben met Onno van Veldhuizen: ja, de nieuwe wet betekent meer papierwerk. Nee, de maatschappelijke waarde (prijs-kwaliteit verhouding en verwezenlijking beleidsdoelstellingen) stijgt enorm.

Daarmee zou ik een dringende oproep aan bestuurders willen doen: personele bezuinigingen zijn aan de orde van de dag, maar investeer toch in de afdeling Inkoop. Juist in deze tijden zijn uw inkopers van strategisch belang voor uw organisatie! Dat geld is Goed Besteed!





zaterdag 27 oktober 2012

Contractmanagement, de nieuwe hype?

Op 13 oktober 2011 was ik aanwezig bij een bijeenkomst van NEVI-Publiek en DPA. Tijdens deze bijeenkomst werden de resultaten van een benchmark met de veelbelovende titel “Best of Public Procurement” gepresenteerd. De meest in het oog springende conclusie uit deze benchmark was:Contractmanagement is de hype voor 2012. We zijn nu ruim een jaar verder en een mooi moment om eens terug te kijken.

Eerst maar eens de DEAL! er op naslaan. De oogst valt op het eerste gezicht niet tegen. Het afgelopen jaar twee artikelen over contractmanagement. De eerste gaat over de zorg, de tweede betreft echter weer een benchmark. het Het bleek moeilijk om een benchmark te doen omdat de definities binnen dit specifieke vakgebied niet echt eenduidig zijn.

Dat herkende ik. Na de BoPP bijeenkomst begon ik enthousiast een stuk te maken voor de PIANOo website. Speurwerk op Internet leverde een zeer diffuus beeld op over de begrippen contractmanagement, leveranciersmanagement en contractbeheer. NEVI-CPD is dan ook terecht begonnen hier helderheid in aan te brengen.

Trouwens, het begrip Supply Chain Management laat ik voor de overheid voor het gemak maar even buiten beschouwing. Dat lijkt een stap te ver te zijn en te blijven. Heel jammer als je als overheid ook veel wilt doen aan Duurzaam Inkopen en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.

Goede voorbeelden van overheidsorganisaties die hun contractmanagement op orde hebben zijn schaars, althans niet zichtbaar voor de buitenwereld. Op het PIANOo congres blek de provincie Overijssel zijn zaakjes voor elkaar te hebben. Goed verhaal onder de titel “gedifferentieerd contractmanagement, van risico naar resultaat.”
Een ander mooi voorbeeld werd verleden week gepresenteerd tijdens de Marktupdate Printers en Copiers. Als onderdeel van het EASI 2010 ICT inkooptraject van de Rijksoverheid is daar het contractmanagement heel goed ingericht.

Diezelfde Rijksoverheid is nu bezig met het opzetten van competentieprofielen. Het deed mij genoegen om te zien dat er ruim aandacht was voor de functie van contractmanager. Wat het overigens compliceerde was dat bij het Ministerie van Defensie de functie van contractmanager eigenlijk het gehele inkoopproces van een specifiek (groot) contract omvat. Eigenlijk wel logisch, want in veel gevallen wordt het afgesloten contract over de schutting van de inkoopafdeling heen gegooid. In de meeste gevallen naar een verantwoordelijke lijnafdeling, in andere gevallen naar een enkele contractmanager.
Geen wonder dat ik pas hoorde dat de contractmanager de nieuwe Calimero is.

En daar ben ik het dus helemaal niet mee eens! In de komende jaren zou de contractmanager wel eens de spil van het inkoopproces kunnen worden. Ik voorzie dat vooral bij gemeenten. Die krijgen er een enorme klus bij met de komende transities van AWBZ naar WMO. Bij die transitie zit ook een forse bezuinigingsopdracht. Die zou je aan de voorkant kunnen halen, maar het lijkt mij voor de financiën van een gemeente helemaal niet verkeerd als er de komende tijd heel goed nagedacht gaat worden over de inrichting van het contractmanagement voor die zorgcontracten. Besparingen aantonen met een getekend contract is één ding, maar die besparingen ook waarmaken tijdens de looptijd van het contract is iets geheel anders. Als ik hoor dat ongeveer 55 procent van het gemeentelijk budget in het sociale domein komt te liggen, betekent dit een grote uitdaging voor de gemeentelijke contractmanager!

Het zou mij dus niets verbazen als dit traject de transitie naar volwassenheid van het gemeentelijk contractmanagement zou gaan betekenen. De stelling uit de DEAL! van juni 2012 dat contractmanagement vaak onderschat wordt, zou daarmee gelukkig van tafel gehaald kunnen worden.
Weer een zwaan erbij dus!



woensdag 26 september 2012

Competenties van de inkoper anno nu

Het vak van (overheids)-inkoper verandert. Niet zo maar een beetje of heel geleidelijk. Nee; het vak, dat eigenlijk geeneens zo oud is, verandert waarschijnlijk veel sneller en heftiger dan de meeste vakgebieden. Nog niet zo lang geleden was het een taak die je erbij nam of was het een functie die vooral vervuld werd door collega’s uit de facilitaire hoek. Inkoop zat in het souterrain of ergens achteraf in een kamertje. Meer een noodzakelijk kwaad dan gewaardeerde collega. De opstelling van de inkoper maakte dat beeld niet beter. Hij bepaalde wel wat goed voor de organisatie was of kwam te pas en eigenlijk vaker te onpas met de regeltjes aanzetten. Tja, zo maak je je niet populair in een organisatie waar iedereen zijn zaakjes zelf wel het beste kon regelen.

En de benodigde competenties dan? Was weinig aandacht voor. Eén van de weinige skills die ontwikkeld werd was een hard skill: het onderhandelen. En laat nou juist die skill binnen de overheid lastig meer toe te passen zijn. Door alle aanbestedingsregels en alle opgeklopte heisa daaromheen werd onderhandelen bijna besmet verklaard en werd een zelfs een speciale, strak geregelde procedure vastgesteld, die slechts bij uitzondering mocht worden toegepast.
Ondertussen veranderde de wereld om de inkoper. Door allerlei bezuinigingsmaatregelen zagen bestuurders inkoop plotseling als een nuttig instrument om kosten te besparen. Daarnaast ontdekten ze dat je met inkoop ook allerlei beleidsdoelstellingen kon realiseren.

Dat plaatst de positie van de inkoper in een heel nieuw perspectief. Er zijn veel meer competenties nodig. Dat zie ik de laatste tijd nadrukkelijk om mij heen. Eerst in de eigen organisatie. Bezuinigingen, mensen weg, wat doe je met de mensen die overblijven? Plotseling blijkt dat je met een minder aantal mensen toch nog een hoop werk moet doen en wordt het soms duidelijk dat een competentieprofiel geen onderdeel van de selectieprocedure uitmaakte. Dat gaat nu wel bij de inkooptak van de Rijksoverheid gebeuren. Ik mocht de afgelopen tijd een aantal sessies bijwonen waar het zogenaamde Functiehuis van het Rijk werd afgezet tegen de diverse inkoopfuncties. Daarnaast kwamen tijdens het afgelopen NEVI Nyenrode congres ook allerlei inkoopcompetenties naar voren. En jawel, het eerste blok van de NEVI3 opleiding waar ik aan ga deelnemen staat ook bol van de competenties.

Welke competenties moet een moderne (overheids)inkoper dan hebben? De resultaten van de enquête die gepresenteerd werd op het afgelopen PIANOo-congres geven daar een richting voor. Veel inkopers vonden dat de baas hen niet zag staan. Ze doen hun werk prima, maar ze komen niet aan tafel bij de bestuurder. Ze hebben blijkbaar geen invloed.

Als we competenties zien als een combinatie van kennis en vaardigheden, dan zit het blijkbaar met de kennis van de meeste inkopers wel goed. Vaardigheid is dus het sleutelwoord. Vaardigheid om wat? Om aan tafel te komen denk ik, als volwaardige gesprekspartner gezien te worden (zowel bij interne klant als bestuur als bedrijfsleven). Daar horen vaardigheden bij als klantgerichtheid, interdisciplinair samenwerken, maar ook communicatieve vaardigheden (goed kunnen luisteren en de juiste vragen stellen bijvoorbeeld), omgevingsbewustzijn (intern en extern. Dat betekent ook een heel andere houding ten opzichte van leveranciers. Die moeten niet meergezien worden als kwaadaardige exponenten van een boze buitenwereld, maar als personen/organisaties die kunnen bijdragen aan het verwezenlijken van de doelstellingen van de eigen organisatie.

Waarschijnlijk valt hier nog heel veel meer over te zeggen, maar ik wil afsluiten met een mooi voorbeeld van Rijkswaterstaat waarbij opdrachtgever, opdrachtnemers en de belastingbetaler de vruchten plukten: opdrachten binnen tijd en kosten klaar en het aantal files drastisch verlaagd. En waardoor? Door inkopers die goed naar de interne klant, de opdrachtgever en de markt luisterden en de juiste vragen stelden. Met de behaalde resultaten kregen ze invloed binnen de eigen organisatie. Tijdens de International Public Procurement Conference werden de resultaten van Rijkswaterstaat aan wetenschappers en praktijkmensen uit de hele wereld getoond. Ook dat is een vorm van invloed krijgen.

Inkoop: het is al een mooi vak en het wordt, met de juiste competenties, alleen maar mooier!

(met dank aan Gerco Rietveld voor de inspiratie)




maandag 20 augustus 2012

IPPC: wereldwijde state of the art publieke inkoop

Van 17 t/m 19 augustus werd voor de vijfde keer de International Public Procurement Conference gehouden. Iedere twee jaar komen wetenschappers en praktijkmensen bij elkaar om de State of the Art op het gebied van overheidsinkoop te presenteren. Met enige trots kan ik melden dat het derde congres door PIANOo werd georganiseerd. Dit keer vond het plaats in Seattle. Uit 35 landen over de hele wereld werden in drie dagen 170 presentaties gegeven. Nederland was hierbij goed vertegenwoordigd met Tenderned, AgentschapNl, Waternet, Het Ministerie van EL&I, de Vrije Universiteit en PIANOo. Daarnaast was ook professor Jan Telgen aanwezig als NEVI hoogleraar publieke inkoop.

Wat waren nu de belangrijkste thema’s? Als je kijkt naar het aantal inzendingen werd de top 3 gevormd door elektronisch aanbesteden, duurzaam inkopen en transparantie/integriteit (lees corruptiebestrijding). Als je kijkt naar de herkomst van de artikelen dan zal het vast niet verbazen dat corruptiebestrijding vooral een hot topic is in Aziatische en Afrikaanse landen.

Wat mij opviel was dat met Procurement wel heel erg letterlijk het aanbestedingsproces bedoeld werd. Duidelijk heeft de juridisering ook in andere landen toegeslagen. Je ziet dan ook in landen met een bestaand aanbestedingsbeleid een dichttimmering van het bestaande stelsel en in landen waar het aanbesteden wordt geïntroduceerd een enorme focus op de regeltjes en op ICT als reddende engelen in een cultuur waarin corruptie aan de orde van de dag is. Gian Luigi Albano van Consip uit Italie gaf dit in zijn openingsverhaal ook aan. Hij zag een huidige wereldwijde focus op value for money en een opkomende trend die hij social value for money noemde. Hier valt ondermeer duurzaam inkopen en social return on investment onder. Ikzelf zou daar graag als sociaal aspect een verbeterde relatie opdrachtgever-opdrachtnemer aan toe willen voegen!

En hoe doen wij Nederlanders het dan in dit gezelschap? Het antwoord is: goed! Als ik onze inzendingen eens naloop: Allereerst Tenderned (Kornelis Drijfhout) met een verhaal waarin het gebruiksgemak voor de leveranciers en de koppeling met allerlei andere systemen voorop stond. Een verademing tussen alle promopraatjes van de andere landen! AgentschapNl (Take Padding) over de ontwikkeling van duurzaam inkopen in Nederland. Topverhaal! Marieke van Putten van het Ministerie van El&I over het stimuleren van innovaties door de overheid. We zijn koplopers! Bas ten Haaf van Waternet over algemene voorwaarden. Ook het verhaal van de VU (Chris Jansen en collega's) over Europese harmonisatie contractrecht mocht er zijn. En ik, zei de gek, deed het ook niet slecht met een presentatie over marktconsultaties. Kortom: we klagen in Nederland heel wat af over de professionaliteit van het inkopen, maar internationaal gezien mogen we gerust trots zijn op ons zelf!

En dan het beste artikel. Dit jaar viel de eer te beurt aan Jilian Yeow en Jacob Aedler van de Manchester Busines School met de titel Innovation procurement as projects. Dit werd bekend gemaakt in een plenaire sessie, die samenviel met de opening van het NIGP (de Amerikaanse NEVI)congres. Keynotespeaker was een general manager van Microsoft die een heel interessant verhaal had over de toekomst van ICT bij de overheid. De ochtend werd in kleiner gezelschap afgesloten. Ondermeer een bevlogen verhaal van Guy Callendar uit Australie over de relatie tussen wetenschap en praktijk. Hij vond dat er in ons vakgebied nog teveel gewetenschapt werd om de wetenschap zelf. Gelukkig heben wij dat in Nederland met onze NEVI hoogleraren en de PIANOo vakgroepen wel goed voor elkaar!

Tot slot: het volgende IPPC zal over twee jaar plaatsvinden in Dublin. Er wordt een speciale prijs uitgereikt voor praktijkverhalen (die wij in Amsterdam overigens ook al hadden). Alvast veel succes met schrijven dus en wellicht tref ik je op IPPC6!

zondag 1 juli 2012

Tijd voor een ander type inkooporganisatie?




Overheidsinkopers zijn net jongleurs. Ze moeten een groot aantal ballen tegelijk in de lucht houden. Om er maar eens wat te noemen: kosten, kwaliteit, rechtmatigheid, transparantie, eerlijkheid, duurzaamheid, MKB, MVO, social return. De kleuren en de intensiteit van die kleuren is verbonden aan de politieke kleur van de organisatie waar die inkoper voor werkt. En ook die kleuren veranderen eens in de zoveel tijd. Om het nog lastiger te maken worden die ballen nog vanuit verschillende kanten aangegooid. De afdeling financiën, afdeling juridische zaken en ga zo maar door. En dan moet ie ook nog eens alles van de markt weten en inkoop intern kunnen verkopen. We hebben het hier blijkbaar over een schaap met vijf poten. Wacht, had ik contractmanagement al genoemd?



Inkoop verandert. Dat zien we overal om ons heen. De inkoop van de overheid wordt steeds professioneler. Maar toch, ergens loopt het spaak. Volgens mij zit dat in de organisatie. Er wordt steeds meer van een inkoper verwacht. Hij of zij moet steeds meer kunnen en weten in en van een wereld die steeds complexer wordt. Dat moet onherroepelijk fout gaan. Wordt het niet eens tijd te zoeken naar een ander type inkooporganisatie in plaats van de eisen aan de inkoper steeds te verhogen (zonder overigens de functie hoger in te schalen)?

Ik heb daar de afgelopen tijd over nagedacht. Het idee moet zich nog verder vormen, maar ik gooi het er maar uit. Begrippen als Wisdom of Crowds en co-creatie spreken mij namelijk erg aan. Wellicht kunnen we het samen verder vorm geven (als ik tenminste geen onzin loop te verkopen).



In mijn idee moet er veel meer aandacht zijn voor de voorzijde van het inkoopproces. Wat wil mijn organisatie en hoe kan inkoop daarmee helpen? Dat betekent dat je de doelstellingen van je organisatie moet kunnen dromen, je continu de organisatie in moet om te weten wat er speelt, om inkoop daar vroegtijdig een rol bij te kunnen geven. Met andere woorden je bent geen inkoper, maar accountmanager. Afhankelijk van de kernactiviteit van de organisatie stelt dat andere eisen aan het profiel. Moet ie meer van beleid weten of een technisch inzicht hebben bijvoorbeeld. Je moet ook alles van een bepaalde markt weten om goed te kunnen inkopen. Dat kan alleen als je expert bent. En dat wordt lastig als je van alles moet inkopen voor je organisatie. Daarnaast is contractmanagement een nog te ontginnen terrein binnen de overheid. Daar valt heel veel geld te verdienen. Meer contractmanagers nodig dus! Dat kan allemaal niet met de personeelsbezetting van de meeste organisaties. Outsourcen en realloceren dus!

Outsourcen om de specialisten van buiten te halen. Waarom zou je alles zelf moeten doen als we in Nederland genoeg specialisten hebben? Er lopen genoeg ZZP’ers rond met een specialisatie op bepaalde markten die je inhuurt voor een bepaalde klus. Zeker via een marktplaats of een ZZP netwerk als bijvoorbeeld SEPP zou dat niet zo moeilijk moeten zijn. Er zijn ook zat inkooporganisaties die routineproducten voor je kunnen inkopen. Stel accountmanagers aan voor de belangrijkste activiteiten binnen je organisatie. Laat de inkopers binnen je organisatie zich richten op de inkoop van de core business. En stel vooral contractmanagers aan die deze contracten keihard bewaken.



Ik denk dat je met realloceren ook veel huidige inkopers gelukkiger maakt. Het kan gewoon niet van iedereen verwacht worden om al die ballen in de lucht te houden. Laat ze zich lekker focussen op een beperkt aantal belangrijke zaken. Dan wordt de jongleur een messenwerper of koorddanser. Een specialist met focus op een onderdeel van het boeiende inkoopvak waar zij of haar competentie en interesse ligt!

Kort samengevat:
de inkoopafdeling van een overheidsorganisatie bestaat uit een kleine kern van accountmanagers, inkopers en contractmanagers die zich richten op de kernactiviteiten van de organisatie. Voor de rest huur je expertise in,voor specialismen of voor routinezaken.
Of is dit allemaal vloeken in de kerk, heilige huisjes omver halen of schoppen tegen het zere been?


zaterdag 23 juni 2012

Horen, Zien en Toepassen!

De laatste tijd is er in de wereld van overheidsinkoop veel aandacht voor het onderwerp Best Value Procurement ofwel prestatie-inkoop. Dean Kashiwagi, de bedenker van deze systematiek, zit tegenwoordig vaker in hotelkamers in Nederland dan thuis bij zijn vrouw in Amerika. Als een David Ogilvie of Cesar Millan trekt hij met zijn voorstelling door het land en trekt dan iedere keer volle zaken en een enthousiast publiek. Op 9 mei was hij bijvoorbeeld in Zwolle waar de NEVI een heel congres aan prestatie-inkoop weidde onder de toepasselijke titel Horen, Zien en Toepassen! Hier sprak ook Jeroen van de Rijt, samen met Sicco Santema, de Nederlandse goeroe op dit onderwerp. Jeroen ontmoette ik pas geleden weer tijdens de bijeenkomst van het Gemeentelijk Inkoop Platform. Ook het PIANOo-congres kwam niet onder prestatie-inkoop uit. Liefst drie sessies werden er mee gevuld en ook hier weer volle zalen. En jawel, wie staat er op het Nationaal Congres Risicomanagement van het CROW in oktober: Dean Kashiwagi met zijn waterflesje.

Dan moet er toch wel bijzonders aan de hand zijn, want alleen bijeenkomsten over de uitleg van nieuwe regelgeving en over jurisprudentie trekken volgens mij zoveel aandacht. En vooral dat maakt het opmerkelijk. De Nederlandse overheidsinkoop is compleet dichtgetimmerd met allerlei regeltjes en we willen ze allemaal zo netjes mogelijk toepassen, bang als we zijn om voor niet- transparant, discriminatoir (kon het woord amper goed typen) of niet-objectief te worden uitgemaakt. Alles volgens de regeltjes, laagste prijs erover en vooral geen contact met de markt. Heb je een goede aanbesteding gedaan? Ja hoor, prima. Ik had geeneens rechtszaak. Zo gaat het ongeveer. De perverse effecten hiervan hebben we mee kunnen maken in de schoonmaaksector, waar de laagste prijs werd omgeslagen over de lonen van het schoonmaakpersoneel, met de langste stakingen in de Nederlandse geschiedenis tot gevolg. En dat dreigt ondertussen in meer sectoren.

Belangrijke reden van deze ellende: een enorm wantrouwen in de capaciteiten van het bedrijfsleven. En dan kom ik terug op prestatie-inkoop. De basis hiervan is de paradigmashift (sinds het boek van Gerco Rietveld een woord dat iedere zichzelf respecterende inkoper regelmatig in de mond neemt) van “het controleren en beheersen van aanbieders” naar “loslaten en vertrouwen”. Je contracteert de specialist die duidelijk boven het maaiveld uitsteekt. Die specialist weet zelf het beste wat ie moet doen. Daar kun je veel meer waarde uit halen dan als je uitsluitend op prijs inkoopt. Rijkswaterstaat heeft dat goed begrepen en is, mede dankzij toepassing van prestatie-inkoop, de terechte winnaar van de Dutch Sourcing Award 2012.

Is dit nu eigenlijk wel zo vernieuwend? Ja, want we deden het niet zo. Nee, want we deden het niet meer zo. Heel logisch toch om de beste partij een klus te laten doen. Daar zoek je thuis toch ook naar? Net zoals je thuis prijzen vergelijkt, met winkeliers praat, folders leest en Internet afstruint, op zoek naar de beste prijs-kwaliteit verhouding? Dat noemen we in inkooptermen marktkennis en marktconsultatie. Mocht niet werd er gezegd. Fout! We deden het niet meer zo. Jammer, want we geven wel veel overheidsgeld uit en het zou toch wel heel fijn zijn als dat goed besteed werd door de beste partij te selecteren.

Met een nadrukkelijk focus op kwaliteit krijgen partijen de kans zich te onderscheiden, krijgt het MKB een eerlijkere kans, wordt innovatie gestimuleerd en bloeit de economie op. Daar ligt een enorme kans voor de Nederlandse overheidsinkoop! Daar ligt de kracht van prestatie-inkoop! Daarom mag het boek van Sicco en Jeroen herdrukt worden en aangevuld worden met nog meer voorbeelden in veel meer sectoren en ook bij kleinere overheden. Daarom mag Dean hier nog veel vaker komen optreden. Maar dan alleen als de bezoekers komen horen en zien en het daarna ook daadwerkelijk toepassen!




zaterdag 9 juni 2012

De snaterparadox: Calimero, het lelijke eendje, de domme gans en de zwaan

Tijdens het PIANOo-congres op 7 juni zette ik het volgende berichtje op Twitter:
Soms lijkt een inkoper op Calimero: bestuur is groot en ik ben klein. Meer beroepstrots graag!
De aanleiding voor dit berichtje was de uitkomst die PIANOo, voorafgaand aan het congres had uitgestuurd. Inkopers van de overheid zijn goed in hun vak, vinden dat ze goed bezig zijn, ze doen de juiste dingen en houden ook van hun werk. Alleen, ze worden niet begrepen; zo vinden ze zelf. Vooral het bestuur van de eigen organisatie moet het ontgelden. Ze snappen het niet en ze luisteren niet. Daar zit een kern van waarheid in. Ook is het waar dat bestuurders vaak een afweging moeten maken, een afweging die soms haaks op die van de inkoper staat. Is dat erg? Nee, wel vaak lastig. Voor de inkoper dan, want de bestuurder is de baas en de baas beslist. Heel simpel.
Dat dit leidt tot collectief Calimerogedrag (zij zijn groot en ik ben klein en dat is niet eerlijk, oh nee) snap ik minder goed. Want wat gebeurde er vervolgens? De groep verdeelde zich die dag over zo’n veertig deelsessies. Veertig?? Jawel! Een ongekend groot aantal en allemaal verzorgd door collega’s en we hadden aanbod voor nog wel meer sessies. Collega’s die dus allemaal wat te melden hebben en aan de reacties te merken was het nog zinnig ook. Er is dus zat kennis in huis.

Maar dan de typerende reactie van een deelnemer: Tjonge, veel van wat hier verteld wordt, doen wij al! En ik hoorde het lelijke eendje zachtjes kwaken. Waarom vertelde die deelnemer dat niet eerder. Zou hij het ook aan het bestuur verteld hebben; die leuke, nuttige, innovatieve dingen die inkoop allemaal doet in het belang van de organisatie? Weten de vakinhoudelijke collega’s hoe hij markt heeft afgestruind en uitgedaagd heeft om precies datgene te krijgen wat die collega nodig had en wat vaak nog meer is dan ie verwachtte? En tjonge, die prijs veel ook nog eens mee. Zouden ze het allemaal weten? Ik denk het niet.Het lelijke eendje durfde niet te kwaken.

De snaterparadox gaat ook op voor de domme gans. In het bedrijfsleven is het allemaal zo goed geregeld zegt de gans. Als wij dat hier zouden hebben dan... Als ik zoveel zo weten dan.... Daar zijn ze zoooo professioneel.. Dan blijkt dit al heel snel een verkeerd beeld als je met mensen van het bedrijfsleven praat. Daar is men ook op zoek naar nieuwe inzichten, andere methodieken. Daar lopen ook "domme gansjes" rond die behoefte hebben aan een PIANOo, aan een NEVI, daar lezen ze ook vakbladen als DEAL!, lopen ze ook beurzen en congressen af.
Is dat dom? Welnee, inkoop is een heel mooi vak dat gelukkig nog steeds in beweging is. Zo sterk in beweging, dat er maar weinigen zijn die het hele plaatje in beeld hebben. Er is tenslotte ook maar één Moeder de Gans die alle verhaaltjes vertelt. Daarom hoef je je echt niet te schamen dat je niet alles zou weten. Geen domme gansjes dus in deze sector!
De inkoopprofessionaliteit van de overheid neemt hand over hand toe. Zo sterk zelfs dat de Calimero’s onder hun dop vandaan durven te komen. Ze zijn niet meer in hun Eendje, maar maken een belangrijk deel uit van een organisatie. Ze mogen zich gerust laten zien en mogen best wat luider snateren.

En het lelijke eendje dan? Dat is niet voor niets een sprookje. En het einde van het sprookje kennen we allemaal: het lelijke eendje verandert in een prachtige zwaan. Is het een wonder dat Frank de Reij, Chief Procurement Officer van AirFrance KLM is verkozen tot CPO van het jaar 2011 en nu door iedereen bewonderd wordt? Ik zie het beeldmerk van de KLM en weet het antwoord...
De beroepstrots is er. Het overheidsinkoopvak gaat een heel grote vlucht nemen!